AI w logistyce i transporcie – gdzie pomaga przewoźnikowi i spedycji i od czego zacząć

TSL to skrót od transportu, spedycji i logistyki. W średniej firmie tej branży czas ucieka głównie w trzech miejscach: przy przepisywaniu zleceń, przy obiegu dokumentów po rozładunku i przy telefonach o statusie przewozu. To tam AI daje efekt najszybciej.

Tabela poniżej porządkuje zastosowania od najprostszego do najbardziej wymagającego. W każdym przypadku podajemy warunek startu, bo bez niego projekt utknie na etapie testów.

Zlecenia przychodzą mailem z PDF-em, z giełd transportowych, czyli internetowych serwisów z ofertami ładunków, w arkuszach od stałych klientów i przez systemy wymiany danych dużych nadawców. Dyspozytor czyta każde, wpisuje dane do systemu transportowego, czyli programu do prowadzenia zleceń, pojazdów i rozliczeń, i potwierdza klientowi.

AI przejmuje czytanie i wpisywanie w krokach opisanych poniżej. Dyspozytor dostaje gotowe zlecenie z oznaczonymi wątpliwościami i decyduje, czy je przyjąć. Połączenie z systemem transportowym wymaga API, czyli łącza do wymiany danych między programami, albo importu plików.

W wielu firmach faktura za przewóz powstaje dopiero po zwrocie podpisanego listu przewozowego CMR. Kierowca robi zdjęcie, dokument wędruje mailem albo w kabinie, a ktoś w biurze przepisuje daty i uwagi. Każdy dzień zwłoki to dzień później zapłacona faktura.

Tu przydaje się OCR, czyli technologia zamieniająca zdjęcie dokumentu na tekst i dane. AI odczytuje CMR, łączy go ze zleceniem i sprawdza, czy są uwagi odbiorcy, np. o uszkodzeniu albo braku towaru. Dokumenty bez uwag mogą od razu trafić do fakturowania, a pozostałe do wyjaśnienia.

Inaczej jest z fakturami kosztowymi. Większość faktur od polskich podwykonawców przychodzi od 2026 r. przez KSeF, rządowy system e-faktur, jako gotowe dane i nie wymaga odczytywania. Wyjątkiem są firmy, które wystawiają faktury na nie więcej niż 10 000 zł z VAT miesięcznie – do końca 2026 r. mogą to robić poza KSeF. OCR przydaje się przy fakturach od przewoźników zagranicznych, rachunkach za paliwo i opłaty drogowe z innych krajów.

Papier będzie stopniowo znikał. Polska jest stroną protokołu o elektronicznym liście przewozowym e-CMR, a od 9 lipca 2027 r. organy kontrolne w UE muszą przyjmować informacje o przewozie z certyfikowanych platform elektronicznych. Ten obowiązek dotyczy jednak urzędów, nie firm. Przewoźnik może nadal używać papierowych listów i wielu klientów tak właśnie pracuje.

Weźmy hipotetycznego przewoźnika z 60 ciągnikami, który realizuje 900 zleceń miesięcznie. Załóżmy, że obsługa dokumentów po rozładunku zajmuje dziś 5 minut na zlecenie, a z pomocą AI 2 minuty. Oszczędność to 3 × 900 = 2 700 minut, czyli 45 godzin miesięcznie i 540 godzin rocznie.

Większa korzyść często leży w pieniądzu, a nie w czasie. Załóżmy, że firma ma 2 mln zł przychodu miesięcznie, czyli około 66 700 zł dziennie. Jeśli faktury wychodzą średnio 3 dni wcześniej, w należnościach jest zamrożone o około 200 tys. zł mniej.

To szacunek, nie obietnica. Podstaw własne dane: liczbę zleceń, czas obsługi dokumentów i średni czas od rozładunku do wystawienia faktury. Ten ostatni wskaźnik warto mierzyć niezależnie od AI, bo wiele firm go po prostu nie zna.

Dobre planowanie to łączenie zleceń tak, by ograniczyć puste przebiegi i postoje. Dyspozytor robi to z pamięci i doświadczenia, często dla kilkudziesięciu pojazdów jednocześnie. AI może przejrzeć więcej kombinacji i podpowiedzieć, który pojazd najlepiej przyjmie nowe zlecenie.

Podpowiedź musi uwzględniać przepisy Pakietu Mobilności, czyli unijnych zasad dotyczących m.in. czasu pracy i odpoczynku kierowców oraz obowiązkowych powrotów kierowców i pojazdów do bazy. Musi też znać ograniczenia, których nie ma w systemie: kierowcę, który nie jeździ do danego kraju, czy klienta przyjmującego tylko rano.

Dlatego zalecamy tryb podpowiedzi przez co najmniej kilka miesięcy. Dyspozytor przyjmuje albo odrzuca propozycję, a powód odrzucenia trafia do systemu. Dopiero po takim okresie widać, czy AI rzeczywiście ogranicza puste kilometry.

Spora część telefonów do dyspozytorów to pytania „gdzie jest auto?” i „o której będzie na rozładunku?”. AI może odpowiadać na nie automatycznie, mailem albo w portalu klienta, na podstawie pozycji GPS i statusu zlecenia. Dyspozytor zajmuje się wtedy tylko opóźnieniami i problemami.

Druga strona to awizacje, czyli rezerwacje terminu rozładunku w magazynie odbiorcy. Gdy AI widzi, że pojazd nie zdąży na zarezerwowaną godzinę rozładunku, może z wyprzedzeniem przygotować prośbę o zmianę terminu. Nie skróci to kolejek w każdym magazynie, ale zmniejszy liczbę straconych terminów i dodatkowych opłat.

W obu przypadkach warunkiem są aktualne dane. Jeśli kierowcy nie zmieniają statusów w aplikacji albo GPS nie jest połączony z systemem transportowym, AI będzie odpowiadać klientom na podstawie nieaktualnych informacji.

Wiele zarządów firm transportowych dostaje wyniki z kilkudniowym opóźnieniem i tylko w ujęciu całej firmy. Tymczasem kluczowe pytania brzmią: na których relacjach, czyli stałych trasach, np. Poznań–Hamburg, zarabiamy, którzy klienci generują puste przebiegi, które pojazdy są najdroższe w utrzymaniu.

Power BI połączony z systemem transportowym, GPS i księgowością pokazuje to w jednym raporcie. AI może dopisać krótkie wyjaśnienie zmian albo odpowiadać na pytania zadane zwykłym językiem, np. „które relacje były najmniej rentowne w ostatnim kwartale?”. Warunkiem jest jedna, spójna definicja kosztu pojazdu, ustalona z księgowością przed budową raportu.

Znowelizowana ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, wdrażająca NIS2, obowiązuje od 3 kwietnia 2026 r. W sektorze transportu drogowego obejmuje jednak organy zarządzające ruchem i operatorów inteligentnych systemów transportowych, a nie przewoźników i spedycje. Objęci mogą być natomiast średni i duzi operatorzy pocztowi i kurierscy, a także firmy z sektora kolejowego, morskiego i lotniczego.

Przewoźnik, który nie podlega ustawie, i tak może dostać podobne wymagania od klientów. Duże firmy produkcyjne i handlowe objęte NIS2 muszą dbać o bezpieczeństwo dostawców i wpisują to do umów. Warto znać te wymagania przed przetargiem, a nie po nim.

ETS2, czyli unijny system opłat za emisje z paliw w transporcie drogowym i budynkach, ruszy według obecnych przepisów w 2028 r., a nie w 2027 r. Zmianę zatwierdziła Rada UE 5 marca 2026 r. Do tego czasu nie ma osobnego kosztu ETS2 w cenie paliwa, ale warto już teraz zbierać dane o zużyciu na pojazd i relację.

Najbezpieczniejszy start to jeden obszar, kilku stałych klientów i miara sukcesu ustalona przed pilotażem. Dla dokumentów może to być czas od rozładunku do faktury, a dla zleceń odsetek szkiców zatwierdzonych bez poprawek.

Poniższe błędy powtarzają się najczęściej i każdy z nich potrafi zatrzymać projekt.