Jedno miejsce na aktualne dokumenty
Wszystkie dokumenty firmy w jednym miejscu z wersjonowaniem. Koniec dziesiątek wersji w mailach i na pulpitach.
Wdrożenie SharePoint – centralne miejsce dla dokumentów, procedur i współpracy
Wdrażamy SharePoint Online jako kręgosłup organizacji w Microsoft 365: repozytorium dokumentów, intranet firmowy, witryny zespołowe, zasady zarządzania dokumentami i migracja ze starych dysków sieciowych. Wdrożenie w 6–12 tygodni, dopasowane do struktury Twojej firmy.
01
Brak jednego miejsca z aktualnymi dokumentami firmowymi
02
Pracownicy tracą godziny tygodniowo na szukanie
03
Wersjonowanie i historia w głowach, nie w systemie
Problem klienta
Dokumenty firmy są rozproszone po dyskach, mailach i indywidualnych OneDrive'ach
Typowa sytuacja w wielu firmach: jedna procedura jest na dysku Z:, druga w Google Drive prezesa, trzecia w załączniku maila sprzed roku, czwarta w OneDrive konkretnej osoby. Nikt nie wie, która wersja jest aktualna. Nowy pracownik nie wie, gdzie szukać. Audyt RODO wymaga tygodni przygotowań.
SharePoint w Microsoft 365 daje Ci jedno miejsce na wszystkie dokumenty firmy – z wersjonowaniem, uprawnieniami, etykietami wrażliwości i pełnym audytem. Ale samo włączenie SharePointa nic nie zmienia. Potrzebny jest projekt: jaka struktura, kto co widzi, jak przenosimy stare dyski, jak nauczyć ludzi z tego korzystać. Przeprowadzamy całe takie wdrożenie.
Dlaczego to ma znaczenie
Brak jednego miejsca z aktualnymi dokumentami firmowymi
Pracownicy tracą godziny tygodniowo na szukanie
Wersjonowanie i historia w głowach, nie w systemie
RODO i audyt – ciężko pokazać, kto miał dostęp do czego
Nowi pracownicy nie znajdują procedur, pytają tych samych ludzi
Zakres wdrożenia
Co dokładnie dostarczamy we wdrożeniu
Wdrożenie SharePoint to projekt biznesowy, nie tylko techniczny. Dostarczamy gotowe do pracy środowisko, dopasowane do struktury Twojej organizacji.
01
Audyt obecnego sposobu pracy z dokumentami
Mapowanie dysków, repozytoriów, indywidualnych OneDrive'ów i Google Drive. Identyfikacja kluczowych dokumentów i procedur firmowych.
02
Architektura informacji
Projekt struktury: witryna główna (intranet), witryny centralne (hub sites) dla pionów, witryny zespołów. Zasady nazewnictwa, podział na kategorie (taksonomia) i opisy dokumentów (metadane).
03
Konfiguracja witryn i bibliotek
Konfiguracja witryn SharePoint zgodnie z architekturą. Biblioteki dokumentów z metadanymi, widokami, kolumnami niestandardowymi.
04
Migracja z dysków i innych platform
Przeniesienie dokumentów z dysków sieciowych, Google Drive, Dropbox, starszych wersji SharePoint. Z zachowaniem dat utworzenia i modyfikacji.
05
Zasady zarządzania i zgodność z przepisami
Uprawnienia według ról, zasady przechowywania i usuwania dokumentów (retencja), etykiety wrażliwości, ochrona przed wyciekiem danych (DLP), dziennik dostępu. Konfiguracja wspierająca zgodność z RODO.
06
Integracje z Microsoft 365
Pełna integracja z Outlookiem (załączniki jako linki), Teams (kanały powiązane z witrynami), OneDrive, Power Automate (automatyczne obiegi dokumentów).
07
Szkolenia użytkowników i administratorów
2 sesje × 2h dla użytkowników (jak korzystać), 1 sesja × 4h dla administratorów (jak zarządzać). Materiały wewnętrzne.
08
30 dni wsparcia po uruchomieniu
Odpowiedź w ciągu 24 godzin, korekty struktury, dodatkowe szkolenia. Migracja kolejnych folderów na życzenie.
Technologie
Technologie wykorzystywane we wdrożeniu
SharePoint Online jako podstawa, połączony z resztą Microsoft 365.
SharePoint OnlineMicrosoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive)Power Automate (obieg dokumentów)Microsoft Purview (etykiety wrażliwości, DLP)Microsoft Entra ID (zarządzanie tożsamością)
Twoje rozwiązanie
Typowe scenariusze wdrożenia SharePointa
Centralne repozytorium dokumentów firmowych
Jedno miejsce na procedury, regulaminy, wzory umów, dokumentację techniczną. Historia wersji, uprawnienia według ról, rejestr dostępu i zmian.
Dopasowanie rozwiązania
Sprawdźmy, od których elementów rozwiązania warto zacząć, żeby najszybciej zobaczyć efekty w Twojej organizacji.
Efekty i liczby
Efekty wdrożenia SharePointa w organizacji
Klienci, dla których wdrażaliśmy SharePoint, raportują podobne efekty w pierwszych 3 miesiącach pracy.
-60%
krótszy czas wyszukiwania dokumentów
1
wspólne źródło prawdy dla dokumentów
RODO
uprawnienia i retencja dokumentów zaprojektowane pod wymogi RODO
2×
szybszy onboarding nowych pracowników
Korzyści biznesowe wdrożenia
Lepsza zgodność i audyt
Pełna historia dostępu, zasady przechowywania dokumentów, etykiety wrażliwości. Przygotowanie do audytu RODO czy audytu wewnętrznego nie zajmuje tygodni.
Szybsze wdrażanie nowych pracowników
Nowi pracownicy sami znajdują procedury. Dział kadr i menedżerowie odzyskują czas na inne zadania.
Dla kogo
Dla jakich organizacji
Firmy 50–500 osób w chaosie dokumentowym
Organizacje, w których dokumenty są rozproszone po dyskach, mailach i indywidualnych OneDrive'ach.
Firmy planujące wdrożenie Copilota lub AI
Uporządkowany SharePoint to podstawa dobrych odpowiedzi Microsoft Copilot. Gdy dokumenty są w nieładzie, AI podaje nieaktualne lub sprzeczne informacje.
Organizacje regulowane (RODO, ISO, NIS2)
Firmy, które muszą wykazać, kto miał dostęp do dokumentów, jak długo je przechowują i jak je chronią – np. z branży prawnej, medycznej, finansowej, produkcyjnej.
Firmy w fazie wzrostu
Organizacje, które wyrastają z dysków sieciowych i potrzebują platformy dokumentów, która urośnie razem z firmą.
Proces wdrożenia
Proces wdrożenia SharePointa w 5 krokach
Pracujemy w jasno określonych etapach – od analizy, przez połączenie z systemami, których już używasz, po dalszy rozwój rozwiązania w organizacji.
Etap01
Audyt i architektura informacji (2 tygodnie)
Inwentaryzacja dokumentów, rozmowy z liderami pionów. Projekt struktury witryn, taksonomii, metadanych. Dokument projektowy z akceptacją zarządu.
Etap02
Konfiguracja środowiska (2 tygodnie)
Budowa witryn, bibliotek, struktur metadanych. Konfiguracja uprawnień, polityk retencji, etykiet wrażliwości.
Etap03
Migracja dokumentów (2–4 tygodnie)
Przeniesienie historycznych dokumentów z dysków, Google Drive, Dropbox. Walidacja dat, uprawnień, struktury.
Etap04
Szkolenia i uruchomienie (1 tydzień)
Sesje dla użytkowników i administratorów. Materiały wewnętrzne. Uruchomienie produkcyjne z aktywnym wsparciem konsultanta.
Etap05
30 dni wsparcia powdrożeniowego
Korekty struktury, migracja kolejnych folderów, szkolenia dla nowych pracowników. Po 30 dniach Twoja organizacja działa samodzielnie.
Etap 1 z 5
Audyt obecnego stanu dokumentów
Rekomendacja docelowej architektury SharePoint
Plan etapów wdrożenia, migracji i szkoleń
FAQ
Najczęstsze pytania o wdrożenie SharePointa
Ile trwa wdrożenie SharePointa?
Typowo 6–12 tygodni dla organizacji 50–500 osób, w zależności od skali migracji i złożoności struktury. Mniejsze firmy (do 50 os.) zwykle 4–6 tygodni.
Czy migracja z dysków sieciowych jest w pakiecie?
Tak. Migrujemy z dysków Z:/U: (Windows), Google Drive, Dropbox, starszego SharePointa, Box. Zachowujemy daty utworzenia, modyfikacji i strukturę folderów. Uprawnienia przenosimy na odpowiednie grupy w SharePoint.
Co z OneDrive'ami pracowników?
OneDrive pozostaje na dokumenty osobiste i robocze. Dokumenty firmowe (procedury, wzory, wspólne) migrujemy do SharePoint. Granica jest jasna i komunikowana w szkoleniu.
Czy SharePoint jest gotowy pod Copilota?
Po wdrożeniu – tak, w zakresie dokumentów, które uporządkowaliśmy. Uporządkowana struktura, opisy dokumentów (metadane) i etykiety wrażliwości to podstawa dobrych odpowiedzi Copilota. Bez tego AI podaje nieaktualne lub sprzeczne informacje, a przy zbyt szerokich uprawnieniach łatwo znajduje dokumenty, których pracownik nie powinien widzieć.
Czy szkolenia są częścią pakietu?
Tak. 2 sesje × 2h dla użytkowników (jak korzystać z witryn, bibliotek, wyszukiwania) i 1 sesja × 4h dla administratorów (jak zarządzać uprawnieniami, politykami, migracjami).
Co z RODO i zgodnością z przepisami?
Konfigurujemy SharePoint tak, by wspierał zgodność z RODO: etykiety wrażliwości dla danych osobowych, zasady przechowywania i usuwania dokumentów, ochrona przed wyciekiem danych (DLP), pełna historia dostępu. Dzięki temu przygotowanie do audytu RODO w obszarze dokumentów zajmuje zwykle dni, a nie tygodnie.
Co po 30 dniach wsparcia?
Twoja organizacja działa samodzielnie. Możemy zaproponować abonament wsparcia na rozwój (kolejne witryny, migracje, integracje) albo zostawić Cię z gotowym, działającym środowiskiem.
Powiązane materiały
Powiązane rozwiązania
Powiązane artykuły z bazy wiedzy
Jak uporządkować obieg dokumentów w firmie
Praktyczne podejście do porządkowania dokumentów w organizacji
SharePoint governance w enterprise
Architektura informacji i polityki SharePointa w dużej organizacji
Automatyzacja workflow dokumentów w firmie
Jak budować obieg akceptacji na bazie SharePointa i Power Automate
Kontakt
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach!
Wypełnienie formularza zajmie chwilę, a my skontaktujemy się, aby wysłuchać Twoich potrzeb.
Pogłębiona analiza
Wdrożenie SharePointa – co warto wiedzieć
SharePoint Online to część Microsoft 365 – platforma do przechowywania dokumentów i współpracy. W polskich firmach najczęściej zastępuje dyski sieciowe Z:/U:, Google Drive lub Dropbox jako centralne repozytorium dokumentów. Dobre wdrożenie SharePointa zamienia chaos kilku platform w jeden uporządkowany system z historią wersji, rejestrem dostępu i ustawieniami wspierającymi zgodność z RODO.
Wdrożenie SharePointa to nie tylko włączenie usługi w pakiecie M365. To projekt biznesowy: audyt obecnych dokumentów, architektura informacji (jakie witryny, taksonomia, metadane), konfiguracja uprawnień, polityk retencji i etykiet wrażliwości, migracja historycznych dokumentów, integracja z Outlookiem i Teams oraz szkolenia. Bez tych elementów SharePoint w firmie szybko zamienia się w kolejny dysk sieciowy w chmurze.
Największe efekty SharePoint daje w organizacjach 50–500 osób w Microsoft 365, w firmach objętych dodatkowymi wymogami (np. ISO 27001, NIS2) i w organizacjach przygotowujących wdrożenie Microsoft Copilot. Uporządkowany SharePoint to podstawa dobrych odpowiedzi Copilota – gdy dokumenty są w nieładzie, AI podaje nieaktualne lub sprzeczne informacje.