Znacznie krótsza obsługa faktury
Przykładowo: z 8 minut na dokument do 30 sekund. Przy 100 dokumentach spoza KSeF miesięcznie to ok. 12 godzin pracy księgowości mniej.
OCR + AI dla faktur – księgowanie bez pracy ręcznej
Faktury z KSeF odbieramy automatycznie jako ustrukturyzowane dane, a Microsoft Document Intelligence rozpoznaje dokumenty spoza KSeF (faktury zagraniczne, paragony, noty) w różnych układach, wyciąga numer, kwotę, NIP, pozycje i wprowadza je do Twojego systemu księgowego. Obieg akceptacji w Teams, integracja z Comarch / Symfonia / Sage. Wdrożenie w 4–8 tygodni.
01
Księgowość zajęta wprowadzaniem zamiast analizą kosztów
02
Błędy we wprowadzanych danych – pomyłki w księgowaniu
03
Wąskie gardło przy końcu miesiąca
Problem klienta
Księgowa wprowadza faktury ręcznie – kilkanaście godzin pracy i błędy co miesiąc
W typowej firmie 100-osobowej wpływa 60–120 faktur kosztowych miesięcznie. Każda wymaga otwarcia, przepisania numeru, kwoty, NIP-u, dopięcia załącznika, przypisania konta kosztowego, zatwierdzenia przez kierownika. Przy 8 minutach na fakturę to 8–16 godzin pracy miesięcznie, z błędami i wąskimi gardłami. Od 1.02.2026 każda firma musi umieć odbierać faktury z KSeF, a od 1.04.2026 wystawia je tam większość sprzedawców – takie faktury przychodzą jako ustrukturyzowane dane. Ręcznego przepisywania wymagają nadal faktury zagraniczne, paragony, noty, część faktur od najmniejszych dostawców (do końca 2026 r.) i inne dokumenty spoza KSeF.
Inteligentne przetwarzanie faktur (Intelligent Document Processing, IDP) wykorzystuje OCR + AI do automatycznego rozpoznawania faktur i wyciągania danych. W naszych wdrożeniach Microsoft Document Intelligence obsługuje ok. 95% faktur bez ingerencji człowieka. Resztę (5%) człowiek koryguje w intuicyjnym interfejsie. Czas obsługi faktury spada z 8 minut do 30 sekund.
Dlaczego to ma znaczenie
Księgowość zajęta wprowadzaniem zamiast analizą kosztów
Błędy we wprowadzanych danych – pomyłki w księgowaniu
Wąskie gardło przy końcu miesiąca
Brak widoczności – dyrektor finansowy nie wie, ile zobowiązań czeka na księgowanie
Wysokie koszty obsługi, gdy firma rośnie
Zakres wdrożenia
Co dokładnie dostarczamy we wdrożeniu
Odczyt dokumentów (OCR) z AI, obieg akceptacji i integracja z księgowością. Gotowe do pracy w 4–8 tygodni.
01
Konfiguracja Microsoft Document Intelligence
Model AI wytrenowany na Twoich fakturach. Rozpoznaje numer, datę, NIP, kwoty (brutto/netto/VAT), pozycje, dane bankowe.
02
Automatyczny odbiór faktur
Automatyczne pobieranie faktur z KSeF (jako gotowe dane), ze skrzynki mailowej i z portali dostawców. Do odczytu OCR trafiają tylko dokumenty spoza KSeF.
03
Akceptacja faktur w Teams
Faktura z odczytanymi danymi trafia do kierownika odpowiedzialnego za dany koszt, który akceptuje ją jednym kliknięciem w Teams (karta akceptacji – Adaptive Card). Eskalacje przy braku decyzji.
04
Integracja z systemem księgowym
Zaakceptowana faktura trafia automatycznie do księgowości. Integracja z Comarch ERP XL / Optima, Symfonia, Sage, SAP, Dynamics – przez API (interfejs wymiany danych) albo, gdy system go nie ma, przez robota RPA, który obsługuje program jak człowiek.
05
Obsługa wyjątków
Faktury, których AI nie rozpoznała z co najmniej 95% pewnością, trafiają do księgowej do ręcznej weryfikacji – w prostym, czytelnym oknie, a nie w systemie ERP.
06
Integracja z KSeF
Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur, obowiązkowy od 2026 r.) – odbiór faktur bezpośrednio z KSeF, walidacja faktur sprzedażowych względem struktury FA(3), numer KSeF przekazywany do ewidencji.
07
Dashboardy księgowe
Pulpit dla dyrektora finansowego: ile faktur czeka w obiegu, gdzie są wąskie gardła, kto najwolniej akceptuje, jakie są zobowiązania.
08
Szkolenia i 30 dni wsparcia
Sesje dla księgowych (jak korygować wyjątki), kierowników (jak akceptować) i administratorów (jak monitorować). 30 dni wsparcia.
Technologie
Technologie wykorzystywane we wdrożeniu
Microsoft Document Intelligence do odczytu dokumentów oraz narzędzia Microsoft 365 do obiegu akceptacji i integracji.
Microsoft Document Intelligence (Azure AI)Power AutomatePower Automate Desktop (RPA dla systemów bez API)SharePoint (archiwum faktur)Microsoft Teams (akceptacje)KSeF (Krajowy System e-Faktur)Comarch / Symfonia / Sage / SAP (integracje)
Twoje rozwiązanie
Typowe scenariusze automatyzacji faktur
Dokumenty spoza KSeF ze skrzynki mailowej
Faktury zagraniczne, paragony, noty i inne dokumenty spoza KSeF. Dokument wpada mailem, OCR wyciąga dane, kierownik akceptuje, dokument księguje się automatycznie.
Dopasowanie rozwiązania
Sprawdźmy, od których elementów rozwiązania warto zacząć, żeby najszybciej zobaczyć efekty w Twojej organizacji.
Efekty i liczby
Efekty automatyzacji faktur
Klienci, dla których wdrażaliśmy IDP, raportują podobne efekty w pierwszych 2 miesiącach.
95%
faktur obsłużonych automatycznie
-94%
krótszy czas obsługi pojedynczej faktury
98%+
skuteczności rozpoznawania po dotrenowaniu modelu
1
obieg akceptacji dla faktur z KSeF i spoza KSeF
Korzyści biznesowe wdrożenia
Mniej błędów przepisywania
Walidacja NIP-u i kwot wyłapuje błędy rozpoznawania, a wątpliwe faktury trafiają do weryfikacji. Pomyłek w księgowaniu jest znacznie mniej.
Lepsza widoczność dla dyrektora finansowego
Pulpit pokazuje, co czeka na akceptację, jakie są zobowiązania i gdzie są wąskie gardła.
Dla kogo
Dla jakich organizacji
Firmy z 30+ fakturami kosztowymi miesięcznie
Im więcej dokumentów spoza KSeF, tym szybciej inwestycja się zwraca. Okres zwrotu liczymy w audycie na Twoich danych.
Firmy porządkujące obieg faktur po wejściu KSeF
KSeF obowiązuje od 2026 r. Łączymy odbiór faktur z KSeF z obiegiem akceptacji i księgowaniem, a OCR zostaje dla dokumentów spoza KSeF.
Grupy firm i wielospółkowe organizacje
Wspólny obieg faktur dla wszystkich spółek daje jeden widok zobowiązań grupy – bez łączenia ze sobą systemów ERP poszczególnych spółek.
Firmy w Microsoft 365
Document Intelligence + Power Automate to naturalne rozszerzenie M365. Document Intelligence to płatna usługa Azure (rozliczana za przetworzone strony), a część scenariuszy Power Automate wymaga licencji Premium – koszt wyliczamy w audycie.
Proces wdrożenia
Proces wdrożenia IDP
Pracujemy w jasno określonych etapach – od analizy, przez połączenie z systemami, których już używasz, po dalszy rozwój rozwiązania w organizacji.
Etap01
Audyt faktur i procesów (1 tydzień)
Analiza dotychczasowych faktur (formaty, dostawcy, częstotliwość). Mapowanie procesu księgowania i akceptacji.
Etap02
Trening modelu OCR (1–2 tygodnie)
Trening Microsoft Document Intelligence na Twoich fakturach. Walidacja jakości rozpoznawania na próbce 100 faktur.
Etap03
Obieg akceptacji i integracje (2–3 tygodnie)
Budowa obiegu: odbiór, akceptacja w Teams, integracja z systemem księgowym. Robot RPA dla systemów bez API.
Etap04
Pilot i szkolenia (1 tydzień)
Tygodniowy pilotaż z monitoringiem jakości. Szkolenia dla księgowych i kierowników. Korekty po pilotażu.
Etap05
Uruchomienie i 30 dni wsparcia
Pełne uruchomienie produkcyjne. 30 dni aktywnego wsparcia z monitoringiem jakości rozpoznawania.
Etap 1 z 5
Audyt obecnego procesu obsługi faktur
Estymacja oszczędności czasu i kosztów
Plan wdrożenia IDP z integracją z Twoim ERP-em
FAQ
Najczęstsze pytania o IDP / OCR dla faktur
Ile trwa wdrożenie IDP?
Typowo 4–8 tygodni: audyt (1 tydz.), trening OCR (1–2 tyg.), obieg akceptacji i integracje (2–3 tyg.), pilotaż i szkolenia (1 tydz.), potem uruchomienie i wsparcie.
Czy AI rozpozna fakturę nawet w nietypowym formacie?
Microsoft Document Intelligence ma wytrenowane modele dla typowych faktur i radzi sobie z większością. Dla nietypowych formatów (np. faktury od konkretnego dostawcy) dotrenowujemy model na próbce 5–10 faktur tego dostawcy. Po dotrenowaniu skuteczność rozpoznawania wyraźnie rośnie – sprawdzamy ją na próbce Twoich dokumentów.
Co z fakturami o różnych układach?
Model OCR działa niezależnie od układu (kolumny, kolejność pól) – rozpoznaje pola po ich znaczeniu, a nie po położeniu na stronie. Większość dokumentów jest obsługiwana automatycznie, a wątpliwe trafiają do weryfikacji.
Co z KSeF?
KSeF obowiązuje od 2026 r.: od 1 lutego dla największych podatników i dla wszystkich w zakresie odbioru faktur, od 1 kwietnia przy wystawianiu faktur przez pozostałe firmy (do końca 2026 r. firmy, które wystawiają faktury na nie więcej niż 10 tys. zł miesięcznie, mogą jeszcze robić to poza KSeF). Obieg odbioru obsługuje zarówno faktury z KSeF (ustrukturyzowane, bez OCR), jak i dokumenty spoza KSeF – faktury zagraniczne, paragony, noty – które nadal przechodzą przez OCR.
Czy połączycie to z naszym systemem ERP?
Tak. Standardowo: Comarch ERP XL / Optima, Symfonia, Sage, SAP, Microsoft Dynamics, iScala. Dla każdego systemu wybieramy najlepszą metodę: API, jeśli jest dostępne, a robota RPA, jeśli nie.
Czy szkolenia są w cenie?
Tak. Sesje dla księgowych (jak korygować wyjątki), kierowników kosztowych (jak akceptować) i administratorów (jak monitorować). Plus materiały wewnętrzne.
Jak wygląda model utrzymania po wdrożeniu?
Microsoft Document Intelligence rozlicza się za liczbę przetworzonych stron, więc koszt rośnie razem z liczbą dokumentów. Z naszej strony to zwykle kilka godzin pracy konsultanta miesięcznie – monitoring jakości ekstrakcji, obsługa nowych typów faktur i drobne usprawnienia workflow.
Powiązane materiały
Powiązane rozwiązania
Kontakt
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach!
Wypełnienie formularza zajmie chwilę, a my skontaktujemy się, aby wysłuchać Twoich potrzeb.
Pogłębiona analiza
Inteligentne przetwarzanie faktur (OCR/IDP) – co warto wiedzieć
Intelligent Document Processing (IDP) to połączenie OCR (rozpoznawanie znaków) z AI (rozumienie kontekstu) do automatycznego przetwarzania faktur i dokumentów. Microsoft Document Intelligence to usługa chmurowa Microsoft Azure z gotowym modelem do odczytu faktur i paragonów, którą łatwo połączyć z Microsoft 365.
Okres zwrotu wdrożenia zależy od liczby dokumentów, które nadal trzeba przepisywać – liczymy go w audycie na danych firmy. Główne źródła oszczędności: czas księgowości (np. przy 100 dokumentach spoza KSeF miesięcznie ok. 12 godzin), mniej błędów przepisywania, krótsza akceptacja, pełna widoczność zobowiązań dla dyrektora finansowego. Do tego uporządkowany odbiór faktur z KSeF, który obowiązuje od 2026 r.
Dobre wdrożenie IDP to nie tylko OCR. To cały zestaw: odbiór faktur (KSeF, mail, portale), OCR i AI do rozpoznawania, obieg akceptacji (najczęściej w Teams), integracja z systemem księgowym (API lub RPA), pulpity dla dyrektora finansowego. Bez tych elementów wdrożenie staje się drogim eksperymentem zamiast realną oszczędnością.