Jak działa RPA w praktyce? Przykłady procesów, które robot przejmuje w firmie

RPA to skrót od angielskiego Robotic Process Automation, po polsku robotyzacja procesów. W praktyce to program, który powtarza na komputerze czynności człowieka: klika, wpisuje, kopiuje i zapisuje. Najbliższym znanym porównaniem jest makro w Excelu, tylko że robot RPA obsługuje dowolne programy, nie tylko arkusz.

Najważniejsza cecha robota jest taka, że pracuje przez zwykły ekran aplikacji, tak jak pracownik. Dla systemu księgowego czy portalu klienta wygląda jak kolejny użytkownik. Dzięki temu robot obsłuży stary program bez możliwości podłączenia innych systemów, portal urzędowy i nowoczesną aplikację w jednym przebiegu.

Ta sama cecha jest jego słabością. Gdy w systemie przesunie się przycisk albo zmieni nazwa pola, robot może się zatrzymać. Dlatego RPA to rozwiązanie dla procesów stabilnych, a nie dla takich, które zmieniają się co miesiąc.

Weźmy hipotetycznego producenta opakowań zatrudniającego 110 osób. Największy klient przesyła zamówienia przez własny portal dla dostawców, bez możliwości połączenia go z ERP producenta. Handlowiec codziennie loguje się do portalu, pobiera około 40 zamówień i przepisuje je do ERP. Przy 4 minutach na zamówienie to około 2 godzin 40 minut dziennie.

Po wdrożeniu robota praca wygląda tak, jak w krokach poniżej. Handlowiec rano nie przepisuje zamówień, tylko przegląda kilka wyjątków. Odzyskany czas może przeznaczyć na rozmowy z klientami.

Procesy dobre dla RPA mają wspólne cechy: powtarzają się często, przebiegają według jasnych reguł i dotyczą kilku systemów, których nie da się łatwo połączyć. W tabeli poniżej zebraliśmy pięć najczęstszych rodzajów wraz z sygnałem, po którym rozpoznasz je w swojej firmie.

Zwróć uwagę, że na liście nie ma wprowadzania krajowych faktur kosztowych. Do niedawna był to podręcznikowy przykład RPA, ale KSeF zmienił sytuację – piszemy o tym w kolejnej sekcji.

Od 1 lutego 2026 r. wszystkie firmy odbierają faktury przez Krajowy System e-Faktur (KSeF), czyli rządową platformę wymiany faktur. Od 1 kwietnia 2026 r. większość sprzedawców musi w nim także wystawiać faktury. Krajowa faktura kosztowa zwykle nie jest już PDF-em w mailu, tylko plikiem z danymi w uporządkowanych polach.

Dla automatyzacji to duża zmiana. Zamiast robota, który otwiera PDF, odczytuje dane i wpisuje je do programu, lepiej pobierać faktury z KSeF bezpośrednio do systemu księgowego. Wiele programów księgowych ma już taką funkcję, więc najpierw sprawdź, co oferuje Twój dostawca.

Robot i odczytywanie danych ze skanów (OCR, czyli zamiana obrazu dokumentu na tekst) nadal przydają się przy dokumentach spoza KSeF. To faktury od dostawców zagranicznych, paragony, dokumenty magazynowe i przewozowe. Do końca 2026 r. dochodzą do nich faktury od drobnych sprzedawców, którzy mogą jeszcze wystawiać je poza KSeF. Robot może też przenosić dane faktur z KSeF do starego systemu, który sam nie potrafi ich pobrać.

Robot wykonuje wyłącznie reguły, które da się zapisać, na przykład: jeśli kwota jest poniżej 5 000 zł, zaksięguj, a jeśli powyżej, przekaż kierownikowi. Nie oceni, czy wydatek był potrzebny, czy klient zasługuje na wyjątek ani czy umowę można podpisać. Takie decyzje zostają u ludzi albo, w ograniczonym zakresie, u narzędzi opartych na AI.

Robot nie naprawi też złego procesu, tylko go przyspieszy. Jeśli dziś dane z systemu A trafiają do systemu B przez ręczne przepisywanie, zadaj najpierw pytanie, czy oba systemy da się połączyć bezpośrednio. Takie połączenie jest zwykle trwalsze niż robot klikający po ekranie.

Najważniejsza sprawa to utrzymanie. Robot na stabilnym procesie może działać długo bez zmian, ale każda aktualizacja obsługiwanego systemu lub portalu wymaga sprawdzenia, czy robot nadal działa. Nie da się z góry powiedzieć, jak często to nastąpi, bo zależy to od dostawców systemów. Dlatego przed startem ustal, kto codziennie sprawdza, czy roboty wykonały zadania, i kto je poprawia.

RPA to jedno z kilku narzędzi do automatyzacji i nie zawsze najlepsze. Wybór zależy od tego, czy systemy da się połączyć bezpośrednio i czy proces wymaga rozumienia treści. Tabela poniżej pomaga ocenić, które podejście pasuje do Twojego przypadku.

Na rynku działa kilku dużych dostawców, w tym UiPath, Automation Anywhere i Microsoft z Power Automate. Dla średniej firmy pracującej na Microsoft 365 naturalnym punktem startu jest zwykle Power Automate. Jego część do automatyzacji pracy na komputerze nazywa się Power Automate dla komputerów stacjonarnych (w angielskiej wersji – Power Automate for desktop).

Na podstawowym koncie firmowym robota można nagrać i uruchamiać ręcznie na własnym komputerze. Do uruchamiania według harmonogramu, udostępniania robotów zespołowi i pracy bez udziału człowieka potrzebne są licencje premium. Robot, który ma pracować w nocy na osobnym komputerze, wymaga dodatkowo licencji na pracę bez nadzoru. Sprawdź aktualny cennik Microsoft przed wyceną projektu.

Przy wyborze narzędzia ważniejsze od listy funkcji jest to, kto będzie roboty utrzymywał. Jeśli w firmie ktoś zna już Power Automate, przewaga tego narzędzia rośnie. Jeśli roboty ma utrzymywać zewnętrzny partner, zapytaj go o czas reakcji na awarię.

Dobry pierwszy kandydat spełnia cztery warunki. Proces da się opisać krok po kroku na jednej stronie, powtarza się codziennie lub kilka razy w tygodniu, zajmuje zauważalną ilość czasu i nie wymaga oceny merytorycznej. Pół godziny dziennie przez 250 dni roboczych to 125 godzin rocznie – to dobry próg na start.

Pierwszy projekt warto potraktować jako pilotaż na jednym procesie. Jego celem jest sprawdzenie, jak robot działa w Twojej firmie, jak go pilnować i co robić, gdy się zatrzyma. Kolejne roboty buduje się potem szybciej, bo zasady są już ustalone. Kroki poniżej porządkują przygotowania.