Pracownicy znajdują wiedzę w sekundach
Koniec szukania po folderach. Pytanie → konkretna odpowiedź → link do źródła, zwykle w kilka sekund.
Wyszukiwarka AI – pracownicy znajdują wiedzę firmy w kilka sekund
Wdrażamy wewnętrzną wyszukiwarkę AI opartą na Azure AI Search i aktualnych modelach OpenAI (GPT). Pracownicy zadają pytania zwykłym językiem, a AI odpowiada na podstawie procedur, dokumentacji i bazy wiedzy. Wyszukiwarka respektuje uprawnienia z SharePointa – nikt nie zobaczy dokumentów, do których nie ma dostępu. Wdrożenie trwa zwykle 4–8 tygodni.
01
Godziny tracone co tydzień na szukanie dokumentów
02
Doświadczeni pracownicy ciągle przerywani podstawowymi pytaniami
03
Nowi pracownicy nie znajdują procedur, frustracja w pierwszych tygodniach
Problem klienta
Pracownicy szukają wiedzy po folderach – godziny tygodniowo
Pracownicy tracą czas na szukanie procedur, instrukcji, dokumentów klientów albo odpowiedzi na powtarzające się pytania. Przykładowo: jeśli w firmie 100-osobowej każdy traci na to 1–2 godziny tygodniowo, to razem 100–200 godzin tygodniowo. Kto nie znajdzie odpowiedzi, pyta innych – a doświadczeni pracownicy są ciągle przerywani.
Wewnętrzna wyszukiwarka AI rozwiązuje ten problem. Pracownik pisze pytanie zwykłym językiem (np. „jak rozliczyć zaliczkę?” albo „jaki VAT obowiązuje na kursy w Niemczech?”), a AI przeszukuje dokumenty firmy i podaje konkretną odpowiedź z linkami do źródeł. Bez przedzierania się przez foldery, bez zadawania tych samych pytań po raz setny.
Dlaczego to ma znaczenie
Godziny tracone co tydzień na szukanie dokumentów
Doświadczeni pracownicy ciągle przerywani podstawowymi pytaniami
Nowi pracownicy nie znajdują procedur, frustracja w pierwszych tygodniach
Wiedza zamknięta w głowach pojedynczych osób – ryzyko przy rotacji
Dział wsparcia IT (service desk) wciąż zadaje te same pytania zewnętrznym ekspertom
Zakres wdrożenia
Co dokładnie dostarczamy we wdrożeniu
Wdrożenie wyszukiwarki AI to projekt łączący przygotowanie wiedzy z konfiguracją AI. Dostarczamy gotowego do pracy asystenta połączonego z Microsoft 365.
01
Audyt i przygotowanie wiedzy
Identyfikacja kluczowych źródeł (SharePoint, OneDrive, Confluence, baza wiedzy IT). Ocena jakości dokumentów. Rekomendacje porządkowe.
02
Konfiguracja Azure AI Search
Indeksowanie (katalogowanie) dokumentów z SharePointa i innych źródeł. Konfiguracja wyszukiwania po znaczeniu, a nie tylko po słowach kluczowych. Filtry zgodne z uprawnieniami użytkowników.
03
Konfiguracja odpowiedzi z modelem GPT
Połączenie wyszukiwarki z modelem GPT (Azure OpenAI), który na podstawie znalezionych fragmentów pisze odpowiedź i podaje źródła. Ta metoda to RAG – generowanie odpowiedzi na podstawie wyszukanych dokumentów.
04
Interfejs użytkownika
Asystent dostępny w Teams, w intranecie SharePoint albo jako osobna aplikacja. Okno czatu z historią pytań, oceną odpowiedzi i podpowiedziami.
05
Zachowanie uprawnień
AI nie pokazuje pracownikowi dokumentów, do których nie ma dostępu. Pełna integracja z uprawnieniami SharePoint i Microsoft Entra ID.
06
Konfiguracja domen wiedzy
Oddzielne zbiory wiedzy dla kadr (HR), IT, sprzedaży i operacji. Pracownik wybiera obszar albo system rozpoznaje go automatycznie na podstawie roli.
07
Monitoring i poprawa jakości
Panel z najczęstszymi pytaniami, oceną jakości odpowiedzi przez pracowników i lukami w bazie wiedzy. Stopniowe ulepszanie wyszukiwania i odpowiedzi.
08
Szkolenia i 30 dni wsparcia
Sesje dla użytkowników (jak skutecznie zadawać pytania), administratorów (jak monitorować), liderów wiedzy (jak utrzymywać jakość bazy).
Technologie
Technologie wykorzystywane we wdrożeniu
Podstawą są usługi AI w Azure i Microsoft 365. W bardziej zaawansowanych scenariuszach możemy dodać model Claude.
Azure AI SearchAzure OpenAI w Microsoft Foundry (modele GPT)Claude (Anthropic) – opcjonalnieSharePoint OnlineMicrosoft Teams (interfejs asystenta)Microsoft Entra ID (uprawnienia)Microsoft Copilot Studio (opcjonalnie)
Twoje rozwiązanie
Typowe zastosowania wyszukiwarki AI w firmie
Wyszukiwanie w procedurach HR i kadrowych
Pracownicy zadają pytania o urlopy, delegacje, benefity i zasady obowiązujące w firmie. AI odpowiada na podstawie aktualnych procedur HR.
Dopasowanie rozwiązania
Sprawdźmy, od których elementów rozwiązania warto zacząć, żeby najszybciej zobaczyć efekty w Twojej organizacji.
Efekty i liczby
Efekty wdrożenia wyszukiwarki AI w organizacji
Klienci, dla których wdrażaliśmy AI Search, raportują podobne efekty w pierwszych 2–3 miesiącach.
-75%
krótszy czas wyszukiwania wiedzy
do 1,5h
tygodniowo na pracownika odzyskane
3×
szybszy onboarding nowych osób
1
wspólne źródło wiedzy firmy
Korzyści biznesowe wdrożenia
Wiedza poza głowami pojedynczych osób
Doświadczeni pracownicy nie są ciągle przerywani podstawowymi pytaniami. Ich wiedza, raz spisana, jest dostępna 24/7.
Szybsze wdrożenie nowych osób
Nowi pracownicy zadają pytania AI, zamiast pytać kolegów. Szybciej zaczynają samodzielnie pracować.
Dla kogo
Dla jakich organizacji
Firmy z rozbudowaną bazą wiedzy
Organizacje z ponad 200 procedurami, dokumentami technicznymi i regulaminami, w których pracownicy realnie tracą czas na szukanie.
Firmy z dużym działem wsparcia IT lub HR
Organizacje, w których zespoły wsparcia wciąż odpowiadają na te same pytania – wyszukiwarka AI wyraźnie je odciąża.
Firmy w fazie wzrostu z rotacją
Organizacje, w których wdrażanie nowych pracowników to wąskie gardło. Wyszukiwarka AI skraca ten czas.
Organizacje na Microsoft 365
Wyszukiwarka AI działa najlepiej na dobrze uporządkowanym SharePoincie, więc Microsoft 365 to naturalny punkt wyjścia.
Proces wdrożenia
Proces wdrożenia wyszukiwarki AI
Pracujemy w jasno określonych etapach – od analizy, przez połączenie z systemami, których już używasz, po dalszy rozwój rozwiązania w organizacji.
Etap01
Audyt wiedzy (1–2 tygodnie)
Identyfikacja kluczowych źródeł wiedzy. Ocena jakości dokumentów. Rekomendacje porządkowe (jeśli SharePoint jest chaotyczny – musimy go najpierw uporządkować).
Etap02
Konfiguracja Azure AI Search (1 tydzień)
Indeksowanie źródeł, konfiguracja wyszukiwania po znaczeniu, powiązanie z uprawnieniami SharePoint i Microsoft Entra ID.
Etap03
Konfiguracja odpowiedzi z modelem GPT (1–2 tygodnie)
Uruchomienie Azure OpenAI, przygotowanie instrukcji dla modelu, połączenie wyszukiwarki z modelem (RAG), interfejs w Teams.
Etap04
Pilot z grupą testową (1–2 tygodnie)
20–50 pracowników testuje wyszukiwarkę. Zbieramy uwagi, poprawiamy odpowiedzi, uzupełniamy bazę wiedzy.
Etap05
Uruchomienie i 30 dni wsparcia
Pełne uruchomienie dla całej organizacji. Szkolenia. 30 dni aktywnego monitoringu jakości odpowiedzi.
Etap 1 z 5
Audyt gotowości bazy wiedzy pod AI
Rekomendacja modelu: GPT, Claude czy Copilot
Plan wdrożenia z szacunkiem zwrotu z inwestycji (ROI)
FAQ
Najczęstsze pytania o wyszukiwarkę AI
Ile trwa wdrożenie wyszukiwarki AI?
Zwykle 4–8 tygodni: audyt wiedzy (1–2 tyg.), konfiguracja Azure AI Search i modelu GPT (2–3 tyg.), pilotaż (1–2 tyg.), uruchomienie i wsparcie. Jeśli SharePoint jest nieuporządkowany, najpierw go porządkujemy – to dodatkowe 4–8 tygodni.
Czy AI pokaże dokumenty, których pracownik nie powinien widzieć?
Nie. Konfigurujemy wyszukiwarkę tak, by respektowała uprawnienia SharePoint i Microsoft Entra ID. Pracownik widzi tylko te dokumenty, do których ma dostęp – AI przeszukuje wyłącznie dostępne mu zasoby.
Czy nasze dokumenty trafią do treningu modeli AI?
Nie. Microsoft w warunkach usługi Azure OpenAI zobowiązuje się, że Twoje dane nie są używane do trenowania modeli. To kluczowa różnica w stosunku do bezpłatnego ChatGPT.
Czy obsługujecie języki inne niż polski?
Tak. Aktualne modele GPT i Claude obsługują wiele języków. Pracownicy mogą pytać po polsku, angielsku, ukraińsku czy niemiecku – AI odpowiada w języku pytania, niezależnie od języka dokumentów.
Czy mogę użyć Claude zamiast GPT?
Tak. Przy długich dokumentach (powyżej 100 stron) Claude bywa lepszym wyborem – model dobieramy po testach na Twoich dokumentach. Możemy też łączyć modele – Claude dla długich dokumentów, GPT dla szybkich pytań.
Jak wygląda utrzymanie i koszty przy większym użyciu?
Azure OpenAI rozlicza się za faktycznie przetworzony tekst (tzw. tokeny), więc ta część kosztów rośnie razem z użyciem. Azure AI Search ma stałą opłatę zależną od wybranego poziomu usługi i wielkości indeksu. Z naszej strony to zwykle kilka godzin pracy konsultanta miesięcznie: kontrola jakości odpowiedzi, dodawanie nowych dokumentów do indeksu i dopracowanie instrukcji dla modelu.
Co się dzieje, gdy AI nie zna odpowiedzi?
AI mówi to wprost: „Nie znalazłem odpowiedzi w dokumentach firmy”. Ryzyko zmyślania mocno ograniczamy, bo AI odpowiada na podstawie dokumentów i podaje źródło – nie da się go jednak wyeliminować w 100%, dlatego mierzymy jakość odpowiedzi. To naturalny moment, żeby uzupełnić bazę wiedzy – te luki są raportowane administratorowi.
Powiązane materiały
Powiązane rozwiązania
Kontakt
Porozmawiajmy o Twoich potrzebach!
Wypełnienie formularza zajmie chwilę, a my skontaktujemy się, aby wysłuchać Twoich potrzeb.
Pogłębiona analiza
Wyszukiwanie wiedzy z AI – co warto wiedzieć
Wewnętrzna wyszukiwarka oparta na AI (Azure AI Search i modele GPT) często zwraca się szybciej niż inne wdrożenia AI, bo oszczędza czas wielu osób jednocześnie. Przykładowo: jeśli każdy ze 100 pracowników traci na szukanie procedur i odpowiedzi 1–2 godziny tygodniowo, firma traci łącznie 100–200 godzin tygodniowo. Realny zwrot z inwestycji szacujemy po audycie, na danych Twojej firmy.
Dobre wdrożenie AI Search to nie tylko konfiguracja Azure OpenAI. Fundamentem jest uporządkowana baza wiedzy – najczęściej SharePoint – z opisami dokumentów (metadanymi), spójnym podziałem na kategorie i uprawnieniami. AI nie zamieni chaotycznych dokumentów w dobrze ułożoną wiedzę – może tylko szybciej znaleźć to, co już jest dobrze ułożone.
Wyszukiwarka AI daje największe efekty w trzech sytuacjach: przy rozbudowanej bazie wiedzy (ponad 200 procedur), przy dużym dziale wsparcia IT lub HR oraz przed wdrożeniem Microsoft 365 Copilot. To często pierwszy, mniejszy krok do AI w pracy – zwykle z mniejszym ryzykiem i szybszym zwrotem z inwestycji niż pełne wdrożenie Copilota.