90% zamówień obsługiwanych automatycznie – system zakupowy dla importera roślin

Importer roślin doniczkowych współpracuje z osiemnastoma stałymi dostawcami z Holandii, Niemiec, Danii i Włoch, obsługując około 3 500 pozycji asortymentowych miesięcznie. Każdy dostawca przekazuje zamówienia i cenniki w innej formie – w arkuszach Excel, plikach PDF, za pośrednictwem komunikatora lub własnego portalu B2B.

Dwuosobowy zespół zakupów poświęcał ponad 240 godzin miesięcznie na przenoszenie danych i kalkulację kosztów. Faktury napływały z kilkutygodniowym opóźnieniem, przez co rentowność współpracy z poszczególnymi dostawcami można było ocenić dopiero po fakcie.

Istotną trudność stanowiło również nazewnictwo. Te same gatunki występują pod nazwami łacińskimi i handlowymi, często w różnych wariantach zapisu, a włączenie do współpracy nowego dostawcy wymagało około dwóch tygodni przygotowania pracownika.

Wspólnie z zespołem zakupów przeanalizowaliśmy 250 historycznych zamówień. Na tej podstawie powstał słownik 600 gatunków roślin, obejmujący wszystkie stosowane nazwy, oraz opis warunków handlowych każdego z dostawców.

Zbudowany system przyjmuje zamówienia i faktury ze wszystkich kanałów, rozpoznaje poszczególne pozycje i przenosi je do systemu firmy. Pozycje budzące wątpliwości są automatycznie kierowane do weryfikacji przez pracownika. Zespół zakupów otrzymał również panel prezentujący koszty i marżę w podziale na dostawców.

Wdrożenie podzieliliśmy na trzy etapy – od dostawców przesyłających najprostsze dokumenty po tych o najbardziej złożonych formatach. Na każdym etapie przez pierwszy tydzień weryfikowano wszystkie pozycje, a następnie wyłącznie te wskazane przez system.

Pracownicy działu zakupów zajmują się dziś zadaniami, na które wcześniej brakowało czasu: pozyskiwaniem nowych dostawców, negocjacjami i kontrolą jakości dostaw. W ciągu roku liczba dostawców wzrosła z 18 do 27 bez zwiększania zatrudnienia.

Dyrektor handlowy na bieżąco widzi marżę na każdym dostawcy wraz z prognozą na najbliższy tydzień, co pozwala podejmować decyzje zakupowe z wyprzedzeniem. W sezonie wiosennym 2026 roku obroty wzrosły o 28% rok do roku przy niezmienionej liczbie pracowników biurowych.

System ujawnił także, że ten sam gatunek był kupowany od dwóch dostawców pod różnymi nazwami, w cenach różniących się o 18%. Oszczędności wynikające z tej jednej obserwacji pokryły 40% kosztów wdrożenia.