RPA bez API – jak automatyzować stare systemy, własne programy i portale urzędowe

W wielu firmach, które działają dłużej niż dekadę, obok Microsoft 365 i nowego CRM pracuje stary ERP, moduł kadrowy albo własny program produkcyjny. Wymiana centralnego systemu to zwykle wieloletni i kosztowny projekt, a migracja danych historycznych bywa trudniejsza niż sam wybór nowego oprogramowania.

Skutek widać w codziennej pracy. Dane z poczty, CRM czy KSeF ktoś ręcznie przepisuje do starego systemu, a potem z powrotem do Excela. Jak policzyć, ile to kosztuje, opisujemy w osobnym artykule o ręcznym kopiowaniu danych.

RPA (od ang. robotic process automation) to program, który wykonuje w aplikacji te same kliknięcia i wpisy co pracownik. Nie potrzebuje API ani zgody producenta na integrację, bo korzysta ze zwykłych okien programu.

Robot klikający w ekran to rozwiązanie skuteczne, ale wymagające opieki. Każda zmiana wyglądu okna może go zatrzymać. Dlatego najpierw warto sprawdzić drogi, które są prostsze i trwalsze.

Jeśli żadna z poniższych dróg nie działa albo jest nieopłacalna, robot jest rozsądnym wyborem. Porównanie robota z integracją przez API znajdziesz w osobnym artykule.

Najczęściej robot trafia do starego modułu księgowego lub ERP, do własnego programu bez wsparcia producenta i do portali, które nie udostępniają API. Każda z tych sytuacji wymaga trochę innego podejścia.

Własne programy są najtrudniejsze, ale bywają najbardziej wartościowe, bo nie ma dla nich innej drogi. Weźmy hipotetyczny program do planowania produkcji, napisany ponad 20 lat temu przez firmę, która już nie istnieje. Robot co rano eksportuje z niego zlecenia do Excela, skąd odczytują je kolejne automatyzacje.

Takie wdrożenie trwa dłużej, bo trzeba opisać każdą ścieżkę w programie i ustalić, co robot zrobi, gdy aplikacja się zawiesi. Tabela poniżej zbiera najważniejsze różnice.

Często tak. Stary system zmienia się rzadko, więc robot raz przygotowany może długo działać bez poprawek. Aplikacje w chmurze zmieniają wygląd częściej, a każda zmiana może wymagać poprawienia robota.

Są jednak wyjątki, o których warto wiedzieć przed startem. Robot nadal wymaga przeglądu po każdej zmianie w otoczeniu systemu, nawet jeśli sam program się nie zmienia.

Weźmy hipotetyczną firmę produkcyjną, której ERP sprzed kilkunastu lat nie ma modułu KSeF. Faktury zakupowe przychodzą przez KSeF jako dane, ale księgowe pobierają je i przepisują ręcznie. Dziennie to 90 faktur po około 4 minuty, czyli 6 godzin pracy.

Rozwiązanie składa się z dwóch części. Automatyczny przepływ w Power Automate pobiera nowe faktury z KSeF i sprawdza, czy dostawca jest w systemie, a zamówienie się zgadza. Robot Power Automate dla komputerów stacjonarnych loguje się do ERP i wprowadza dane pole po polu.

Faktury, których robot nie może dopasować, np. od nowego dostawcy albo bez numeru zamówienia, trafiają rano na listę wyjątków. Księgowa rozstrzyga je ręcznie, a nie przepisuje wszystkiego od zera.

Szacunek korzyści policzysz na własnych danych: 6 godzin × 21 dni roboczych = 126 godzin miesięcznie. Przy koszcie godziny pracy 70 zł to 8 820 zł miesięcznie, od którego odejmij licencje, utrzymanie robota i czas na obsługę wyjątków.

Wiele danych urzędowych można pobierać bez robota. Wykaz podatników VAT ma oficjalne API z limitem 100 zapytań dziennie po maksymalnie 30 podmiotów. Pokazuje m.in., czy firma jest czynnym lub zwolnionym podatnikiem VAT, i jej numery rachunków. Do większych sprawdzeń Ministerstwo Finansów udostępnia plik do pobrania raz dziennie.

Aktualny odpis z KRS zwraca bezpłatne API Ministerstwa Sprawiedliwości. Dane osobowe są w nim częściowo zanonimizowane, więc do pełnych danych członków zarządu potrzebny jest zwykły odpis. Kursy walut publikuje w API Narodowy Bank Polski.

Robot na portalu ma sens tylko tam, gdzie API nie ma. Zanim go uruchomisz, przeczytaj regulamin – część serwisów zakazuje automatycznego dostępu. Robot nie może też obchodzić zabezpieczeń przed automatami, np. przepisywania kodu z obrazka.

Najwięcej ryzyka niesie logowanie. Robot logujący się profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym konkretnej osoby działa w jej imieniu. Takie rozwiązanie wymaga analizy prawnej i zgody tej osoby, a lepiej sprawdzają się konta firmowe i pełnomocnictwa.

W ekosystemie Microsoft roboty buduje się w Power Automate dla komputerów stacjonarnych. Sam program jest bezpłatny dla Windows, ale praca robota według harmonogramu lub w nocy wymaga płatnych licencji z tabeli poniżej.

Do licencji dolicz utrzymanie. Ktoś musi codziennie sprawdzać raport z pracy robota, obsługiwać wyjątki i poprawiać robota po zmianach w systemach. Ustal przed startem, kto to robi – Twój pracownik czy dostawca.

Robot na starym systemie zdejmuje z zespołu najbardziej uciążliwą pracę i daje czas na przemyślaną decyzję o wymianie. Pod warunkiem że nie zostanie zapomniany.

Prowadź prosty rejestr: które roboty pracują na którym systemie, jakie procesy od nich zależą i kto za nie odpowiada. Przy wyborze nowego systemu wpisz do wymagań API i moduł KSeF, żeby roboty można było wyłączyć, a nie przenosić.

Jeśli koszt utrzymania robotów zaczyna przekraczać korzyść, to sygnał, że stary system trzeba wymienić. Taki rachunek warto robić raz w roku.