Dlaczego firmy nadal ręcznie kopiują dane między systemami i jak to zmienić

Weźmy hipotetyczną firmę dystrybucyjną zatrudniającą 90 osób. Handlowiec co rano przepisuje zamówienia z maili do systemu sprzedaży. Magazynier eksportuje stany do Excela i porównuje je z systemem sklepu internetowego. Pracownica działu kadr wpisuje dane nowego pracownika do trzech różnych programów.

Żadna z tych osób nie ma w opisie stanowiska „przepisywanie danych”. W raporcie z pracy napisze „obsługa zamówień” albo „sprawy kadrowe”. Dlatego zarząd słyszy, że zespół jest zajęty, ale nie wie czym.

Część takich zadań zniknęła sama. Od 1 kwietnia 2026 r. większość polskich firm wystawia faktury w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), więc odbiorca dostaje je jako uporządkowane dane, a nie PDF-y do przepisania. W wielu firmach zostało jednak sporo innych miejsc, w których ktoś kopiuje dane ręcznie. Najczęstsze z nich to:

Najprostszy sposób to tygodniowe ćwiczenie w jednym dziale. Każda osoba zapisuje z dokładnością do kwadransa, co robi, bez oceniania i raportowania przełożonym. Po tygodniu zespół sumuje czas w kilku kategoriach: kontakt z klientami, analiza, spotkania, przepisywanie danych, inne.

Z wyniku łatwo policzyć koszt roczny: godziny tygodniowo × liczba tygodni pracy × koszt godziny pracy z narzutami. Załóżmy, że cztery osoby przepisują dane po 5 godzin tygodniowo. Przy 46 tygodniach pracy w roku i koszcie 70 zł za godzinę to 20 × 46 × 70, czyli 64 400 zł rocznie.

Podstaw własne dane, a dostaniesz kwotę, którą łatwo porównać z kosztem automatyzacji. Nie doliczaj do niej trudnych do udowodnienia „utraconych szans”. Ostrożny wynik przekona zarząd skuteczniej niż efektowny.

To najczęstsza i najprawdziwsza przyczyna. Żeby zautomatyzować proces, ktoś musi go opisać, zebrać wyjątki, porozmawiać z dostawcą i zarządem. To kilka godzin pracy, których nikt nie ma, bo cały dzień wypełnia mu właśnie przepisywanie.

Kierownik też nie ma czasu, bo rozwiązuje bieżące problemy. Zarząd zajmuje się sprzedażą i finansami. Temat przechodzi z kwartału na kwartał, a proces po trzech latach wciąż jest ręczny.

Tę pętlę przerywa tylko decyzja zarządu. Wystarczy prosta: w tym kwartale jedna osoba z działu poświęca na automatyzację kilka godzin tygodniowo, a inne zadania zostają odpowiednio przesunięte. Bez takiej decyzji dobre chęci nie wystarczą.

Wielu zarządom RPA (robotyzacja procesów, czyli program obsługujący systemy tak jak człowiek przy komputerze) kojarzy się z drogimi platformami dla korporacji. W firmach pracujących na Microsoft 365 punkt wejścia jest znacznie niższy. Trzeba jednak dobrze rozumieć, co jest bezpłatne, a co wymaga licencji – tabela poniżej pokazuje to w skrócie.

Najczęstsze nieporozumienie dotyczy uruchamiania. Robot w wersji bezpłatnej działa wtedy, gdy pracownik sam go włączy na swoim komputerze. Gdy ma startować sam, o stałej porze albo po nadejściu maila, potrzebna jest licencja Premium, a gdy ma pracować bez człowieka przy komputerze – licencja Process.

Budowa prostego robota nie wymaga programowania, bo polega na układaniu kroków w edytorze i nagrywaniu kliknięć. Potrzebna jest jednak osoba, która myśli logicznie i rozumie proces. Bez niej robot obsłuży typowe przypadki, a wyjątki wrócą na biurka.

Część firm próbowała już robotów i skończyło się rozczarowaniem. Zwykle scenariusz był podobny: kilka robotów zbudowanych przez zewnętrzną firmę, brak osoby, która je pilnuje, pierwsza zmiana w systemie i roboty przestały działać. Zostało przekonanie, że „RPA się nie sprawdza”.

Te porażki mają przeważnie przyczyny organizacyjne. Robot działa stabilnie tak długo, jak systemy, z których korzysta, wyglądają tak samo. Każda aktualizacja programu, zmiana układu ekranu czy nowy format pliku wymaga przeglądu robota. To nie wada, tylko stała część utrzymania, którą trzeba zaplanować.

Jeśli w Twojej firmie był nieudany projekt, nie zaczynaj od nowa w ten sam sposób. Sprawdź, dlaczego roboty przestały działać, i zacznij od jednego procesu na stabilnym systemie, z osobą odpowiedzialną od pierwszego dnia.

Automatyzacja często krąży między działami. Dział IT mówi, że dział biznesowy musi opisać proces. Dział biznesowy czeka, aż IT coś skonfiguruje. Po pół roku sprawa stoi w tym samym miejscu.

Pomaga jedna imiennie wskazana osoba odpowiedzialna za pierwszy proces – nie komitet ani cały zespół. Najlepiej, by był to kierownik działu, którego proces dotyczy, z celem zapisanym na kwartał i poparciem zarządu. Specjalista techniczny, wewnętrzny lub zewnętrzny, dostarcza wiedzę, a ta osoba podejmuje decyzje i zna wyjątki.

Robot klikający w ekrany jest dobrym rozwiązaniem, ale nie zawsze pierwszym. Wiele problemów z przepisywaniem da się usunąć taniej i trwalej.

Ręczne kopiowanie bywa też po prostu rozsądne. Jeśli proces zdarza się raz w miesiącu i zajmuje kwadrans, automatyzacja się nie zwróci. Podobnie, gdy system ma zostać wkrótce wymieniony albo gdy każde przepisanie wymaga oceny, której nie da się zapisać regułą. W pozostałych przypadkach sprawdź kolejno możliwości z listy poniżej.

Pierwszy projekt ma przede wszystkim nauczyć firmę, jak pracować z automatyzacją: kto ją pilnuje, kto zgłasza zmiany, jak mierzyć efekt. Oszczędność czasu jest ważna, ale ta wiedza przyda się przy każdym kolejnym procesie. Poniższe kroki prowadzą od pomiaru do działającego robota: