Migracja z Excela do monday.com lub Jiry – jak przejść z arkuszy w pięciu etapach i nie wrócić do Excela

Excel jest świetny do analiz, kalkulacji i jednorazowych zestawień. Kłopoty zaczynają się, gdy staje się systemem prowadzenia projektów, zamówień albo pracy zespołu. Każdy ma własną kopię, nikt nie wie, która wersja jest aktualna, a zarząd dostaje dane z opóźnieniem.

Jeśli w Twojej firmie kilka osób codziennie aktualizuje ten sam arkusz, a spotkania zaczynają się od ustalania, „jak jest naprawdę”, to dobry moment na zmianę. Szczegółową diagnozę opisujemy w osobnym artykule o tym, po czym poznać, że firma przerosła Excela.

Oba narzędzia zastępują arkusze, ale są projektowane dla innych zespołów. Wybór zależy od tego, kto będzie w nich pracował na co dzień, a nie od listy funkcji.

W wielu firmach naturalny jest podział: monday.com dla działów biznesowych, Jira dla programistów i IT. Szczegółowe porównanie znajdziesz w osobnym artykule; tabela poniżej pokazuje najważniejsze różnice.

Każdy etap ma jeden konkretny wynik. Jeśli go nie ma, nie warto przechodzić dalej, bo braki wrócą w postaci niskiego wykorzystania narzędzia. Czasy w tabeli to nasz szacunek dla firmy, która przenosi kilka zespołów; przy jednym zespole wszystko idzie szybciej.

Suma etapów daje od 12 do 20 tygodni od startu do wygaszenia arkuszy. Najkrótszy jest zwykle przegląd arkuszy, najdłuższe – pilotaż i wygaszanie, bo zależą od nawyków ludzi, a nie od techniki.

Technicznie przeniesienie danych to najprostsza część projektu. monday.com importuje plik Excela do tablicy, a w trakcie importu przypisujesz kolumny pliku do kolumn tablicy. Część typów kolumn, np. statusy, trzeba ustawić po imporcie.

Jira przyjmuje pliki CSV, czyli tabelę zapisaną jako tekst, który da się wyeksportować z Excela. Zbiorczy import nie przenosi powiązań między zadaniem nadrzędnym a podrzędnymi, a liczba zadań w jednym pliku zależy od uprawnień importującego. Bez uprawnień administratora Jiry jeden plik może zawierać najwyżej 250 zadań, więc większe zestawienia trzeba podzielić.

Trudniejsze od techniki jest uporządkowanie danych przed importem. Arkusze, które żyły latami, mają różne zapisy tej samej wartości, scalone komórki i kolumny, których nikt już nie używa. Lista poniżej pokazuje, co przygotować.

Większość nieudanych przejść ma podobne przyczyny i niewiele wspólnego z wyborem narzędzia. Każdy z poniższych błędów da się uniknąć, jeśli wie się o nim przed startem. Jak wygląda udane przejście z kilku arkuszy na jeden system, pokazuje nasze case study producenta mebli, który połączył w monday.com zamówienia, koszty, produkcję i sprzedaż.

Ludzie rzadko boją się samego narzędzia. Boją się utraty kontroli nad „swoim” arkuszem i tego, że ich praca stanie się bardziej widoczna. Dobra komunikacja odpowiada na te obawy wprost, zanim przerodzą się w opór.

Zamiast ogólnych haseł o efektywności pokaż koszt obecnego sposobu pracy na danych z Twojej firmy. Przykład: ile godzin tygodniowo trzy osoby spędzają na przepisywaniu danych między arkuszami i ile spotkań służy tylko ustaleniu statusu. Takie liczby zbierzesz w pierwszym etapie.

Koszt składa się z licencji narzędzia, pracy nad projektem struktury i konfiguracją oraz czasu Twoich ludzi. Licencje monday.com kupuje się w pakietach miejsc, a Jira jest bezpłatna do 10 użytkowników; powyżej tej liczby płaci się za każdego użytkownika, nie tylko za nadwyżkę. Aktualne ceny sprawdzaj w cennikach producentów.

Najwięcej kosztuje czas pracowników: osoby, która prowadzi przejście, ambasadorów i uczestników pilotażu. Policz go jak każdy inny koszt pracy. Przykład: kierownik operacyjny poświęca jeden dzień w tygodniu przez 12 tygodni, czyli 12 dni roboczych.

Na koszt wpływają liczba arkuszy i zespołów, stan danych, liczba połączeń z innymi systemami (np. z księgowością) i to, ile automatyzacji ma zastąpić ręczną pracę. Wąski zakres na start obniża koszt i ryzyko.

Ustal miary przed startem i zmierz je jeszcze w Excelu. Bez punktu odniesienia po pół roku zostaną tylko wrażenia, a te łatwo podważyć.

Dobre miary są proste i dotyczą codziennej pracy. Lista poniżej zawiera te, które najłatwiej zebrać bez dodatkowych narzędzi.