Excel nie jest systemem do zarządzania firmą. Po czym poznać, że firma go przerosła, i czym go zastąpić

Excel jest najlepszym narzędziem do liczenia, jakie ma większość firm. Model finansowy, analiza marży, symulacja cen czy jednorazowe zestawienie dla zarządu – tu nic go nie zastąpi.

Kłopot zaczyna się, gdy arkusz staje się miejscem pracy wielu osób nad tym samym procesem. Wtedy Excel musi pilnować terminów, uprawnień, historii decyzji i kolejności kroków, a do tego nie został stworzony. Tabela poniżej porządkuje typowe zastosowania.

Żaden z poniższych objawów osobno nie przesądza sprawy. Jeśli jednak rozpoznajesz trzy lub więcej, arkusz najpewniej kosztuje Cię więcej, niż widać w budżecie.

Warto też uczciwie oddzielić problemy Excela od problemów sposobu przechowywania pliku. W Microsoft 365 z OneDrive lub SharePoint kilka osób może pracować w pliku jednocześnie, a historia wersji pozwala cofnąć zmiany. Te funkcje nie zastąpią jednak powiadomień, kolejności akceptacji ani uprawnień do poszczególnych wierszy.

Prawie każda firma zaczyna od arkusza z klientami: nazwa, telefon, mail, status. Przy kilkudziesięciu klientach i dwóch handlowcach to wystarcza. Problem pojawia się, gdy klientów i osób jest więcej.

Weźmy hipotetyczną hurtownię z pięcioma handlowcami. Każdy ma własny plik. Klient dzwoni z pytaniem o ofertę, trafia do innego handlowca, który nie wie, co ustalono tydzień wcześniej. Klient powtarza wszystko od początku albo dzwoni do konkurencji.

CRM, czyli system do prowadzenia relacji z klientami, rozwiązuje to w prosty sposób. Każdy kontakt, oferta i ustalenie są przypisane do klienta w jednym miejscu. System przypomina o kolejnym kroku, a dyrektor sprzedaży widzi wszystkie szanse sprzedaży w toku bez proszenia o raporty.

W wielu firmach oferta powstaje przez skopiowanie poprzedniej i poprawienie kilku pozycji. Cennik też jest w Excelu, a każdy handlowiec ma wersję z innego miesiąca. Wystarczy jedna niezmieniona pozycja i firma realizuje zamówienie z marżą niższą, niż zakładała.

Takie pomyłki rzadko są widoczne w wynikach, bo giną w średniej. Możesz je jednak oszacować. Wzór: liczba ofert w roku × odsetek ofert z błędem cenowym × średnia utracona marża na takiej ofercie.

Przykład hipotetyczny: firma wysyła 400 ofert rocznie, błąd ma 2% z nich, a każdy kosztuje średnio 3 000 zł marży. To 400 × 0,02 = 8 ofert i 8 × 3 000 zł = 24 000 zł rocznie. Podstaw własne liczby – odsetek błędów sprawdzisz, porównując kilkadziesiąt ostatnich ofert z obowiązującym cennikiem.

Rozwiązaniem jest jeden cennik w jednym miejscu i szablon oferty, który pobiera z niego ceny. Może to być konfigurator ofert albo moduł ofert w CRM.

Lista zadań w arkuszu działa, dopóki projekt jest mały. Gdy zadań jest kilkadziesiąt, a osób kilka, statusy przestają być aktualne. Zadanie „w toku” stoi trzy tygodnie, bo nikt nie pamiętał, żeby je zaktualizować.

Zarząd ma wtedy drugi problem. Żeby zobaczyć stan wszystkich projektów, trzeba otworzyć kilkanaście plików w różnych układach. Narzędzie projektowe pokazuje to samo w jednym widoku, z terminami i osobami odpowiedzialnymi.

Podobnie jest z akceptacjami. Arkusz „faktury do zatwierdzenia” nie wyśle przypomnienia, nie przekaże sprawy zastępcy na czas urlopu i nie zapisze, kto zatwierdził kwotę. Obieg dokumentów w SharePoint z Power Automate, narzędziem do automatyzacji w Microsoft 365, robi to automatycznie.

Największy koszt to czas spędzany na utrzymaniu plików: łączeniu wersji, przepisywaniu danych między arkuszami, poprawianiu formuł i szukaniu aktualnych informacji. Zapytaj zespół, ile godzin tygodniowo na to idzie, i sprawdź to na próbce przez dwa tygodnie.

Wzór: liczba osób × godziny tygodniowo na obsługę plików × liczba tygodni pracy w roku × koszt godziny pracy. Przykład hipotetyczny: 6 osób traci po 4 godziny tygodniowo przez 46 tygodni przy koszcie 70 zł za godzinę. To 6 × 4 × 46 = 1 104 godziny, czyli 77 280 zł rocznie.

Do tego dolicz koszt błędów w ofertach, policzony wcześniej. Dopiero tę sumę porównuj z kosztem licencji i wdrożenia nowych narzędzi. Pamiętaj, że nie cały odzyskany czas zamieni się w inną pracę, więc w kalkulacji przyjmij ostrożnie tylko jego część.

Najczęstszy błąd to próba wymiany wszystkiego naraz. Zespół musi wtedy nauczyć się kilku narzędzi jednocześnie i łatwo wraca do starych plików. Bezpieczniej przenosić procesy po kolei, według kroków poniżej.

Opór zespołu zwykle nie wynika z miłości do Excela, tylko z przyzwyczajenia. Dlatego pokazuj, co zyska konkretny pracownik: koniec z pytaniem o najnowszą wersję, przypomnienia przychodzą same, a historia klienta jest w jednym miejscu.

Nie każda firma potrzebuje nowego systemu. Jeśli proces prowadzi jedna albo dwie osoby, dane zmieniają się rzadko, a pomyłka nie kosztuje dużo, dobrze zbudowany arkusz w Microsoft 365 jest rozsądnym wyborem.

Arkusz wystarczy też, gdy proces dopiero się kształtuje. Lepiej przez kilka miesięcy dopracować go w Excelu, a dopiero potem przenieść do systemu, niż od razu utrwalić w narzędziu sposób pracy, który za chwilę się zmieni.