Poradnik
Ten poradnik jest dla zarządów i kierowników firm, które szukają zewnętrznej firmy do wdrożenia AI i chcą porównać kandydatów rzetelnie, a nie według najlepszej prezentacji. Dostajesz 10 kryteriów oceny, pytania na pierwszą rozmowę, listę sygnałów ostrzegawczych i zapisy, które warto mieć w umowie.
Pod hasłem „wdrożenia AI” działają firmy, które robią bardzo różne rzeczy. Zanim zaczniesz porównywać oferty, ustal, której z nich potrzebujesz. Tabela poniżej pokazuje cztery najczęstsze typy wraz z ich mocnymi i słabymi stronami.
Średniej firmie, która nie ma własnego zespołu od AI, zwykle najbardziej pasuje dostawca łączący doradztwo z wykonaniem. ALGORCOMP należy do tej grupy, dlatego tym bardziej zachęcamy, by oceniać nas tymi samymi kryteriami co innych.
| Typ dostawcy | Mocna strona | Ryzyko | Kiedy pasuje |
|---|---|---|---|
| Producent lub sprzedawca narzędzia | Zna swój produkt najlepiej | Proponuje swój produkt niezależnie od tego, czy rozwiązuje Twój problem | Wiesz dokładnie, jakiego narzędzia potrzebujesz |
| Firma programistyczna | Zbuduje niemal dowolne rozwiązanie | Nie zaprojektuje procesu i nie poprowadzi zmiany w zespole | Masz gotowy projekt i własnego kierownika projektu |
| Firma doradcza | Mocna analiza i strategia | Wykonanie trafia do innego zespołu, który nie zna kontekstu | Potrzebujesz strategii, a wykonawcę wybierzesz osobno |
| Firma wdrożeniowa łącząca doradztwo i wykonanie | Jeden zespół od analizy procesu do uruchomienia | Może preferować narzędzia, w których się specjalizuje | Nie masz własnego zespołu od AI i chcesz jednego odpowiedzialnego |
Oceń każdego kandydata w skali 1–5 dla każdego kryterium z listy poniżej. Przed oceną ustal kryteria, przy których ocena 1–2 wyklucza dostawcę niezależnie od sumy. Dla większości firm będą to bezpieczeństwo danych i sprawdzalne referencje.
Najbardziej różnicują kandydatów zwykle dwa pierwsze kryteria. Strony internetowe z hasłami o AI ma dziś każdy, ale działające wdrożenia w podobnych firmach – już nie.
Pierwsza rozmowa nie powinna być pokazem możliwości AI. Dobry dostawca zada więcej pytań niż Ty: o proces, dane, wyjątki i to, jak dziś mierzysz wyniki. Jeśli rozmowa zamienia się w monolog o technologii, to cenna informacja.
Odpowiedzi na pytania z listy poniżej szybko pokazują, czy dostawca ma praktykę we wdrożeniach. Zwróć uwagę zwłaszcza na drugie pytanie, bo uczciwa odpowiedź na nie wymaga odwagi.
Niektóre sygnały warto traktować poważnie niezależnie od atrakcyjności oferty. Najsilniejszy z nich: dostawca nie potrafi wskazać projektów, których nie warto realizować. Partner, który zrobi „wszystko”, zwykle nie odróżnia opłacalnej automatyzacji od efektownego pokazu.
Dobry dostawca AI szybciej powie, czego nie warto robić, niż obieca, że zrobi wszystko.
Zapytanie ofertowe (często nazywane RFP, od ang. request for proposal) wysyłasz do trzech–pięciu kandydatów po pierwszych rozmowach. Powinno dać dostawcom dość informacji, żeby przygotowali realną ofertę, a nie ogólną prezentację.
Kilka stron zwykle wystarcza. Zbyt długie i szczegółowe zapytanie zniechęca najlepszych dostawców, którzy mają z czego wybierać, a niewiele mówi o tym, co jest naprawdę ważne.
Najczęstszy błąd przy ocenie ofert to porównanie wyłącznie ceny i terminu. Najtańsza oferta bywa najdroższa w skutkach, bo pomija przygotowanie danych, testy albo utrzymanie. Pomaga prosta tabela z wagami, ustalonymi przed otwarciem ofert.
Tabela poniżej pokazuje hipotetyczne porównanie dwóch ofert. Dostawca B jest tańszy i dostaje najwyższą ocenę za koszt, ale przegrywa przez słabsze dopasowanie do problemu, mniej doświadczony zespół i słabsze zabezpieczenia danych. Wynik ważony to suma iloczynów wag i ocen. Dla dostawcy A: 0,25 × 4 + 0,2 × 3 + 0,2 × 4 + 0,15 × 4 + 0,2 × 3 = 3,6.
Oferta bez listy ryzyk powinna budzić czujność. Każde wdrożenie AI je ma, a dostawca, który ich nie widzi, nie będzie na nie przygotowany.
| Kryterium | Waga | Dostawca A | Dostawca B |
|---|---|---|---|
| Dopasowanie do problemu z zapytania | 25% | 4 | 3 |
| Realny plan, budżet i lista ryzyk | 20% | 3 | 3 |
| Doświadczenie konkretnych osób w zespole | 20% | 4 | 3 |
| Bezpieczeństwo i ochrona danych | 15% | 4 | 3 |
| Koszt i warunki umowy | 20% | 3 | 5 |
| Wynik ważony | 100% | 3,6 | 3,4 |
Zamiast od razu podpisywać umowę na całe wdrożenie, zleć finalistowi płatny pilotaż. Czasem nazywa się go testem koncepcji (ang. proof of concept). To krótki projekt na jednym procesie i prawdziwych danych, który sprawdza zarówno rozwiązanie, jak i współpracę z dostawcą.
Pilotaż ma sens tylko wtedy, gdy wynik da się ocenić. Zapisz przed startem, co uznasz za sukces, np. „AI poprawnie odczytuje dane z co najmniej 9 na 10 dokumentów z próbki testowej”. Liczby dobierz do własnego procesu.
Uważaj na bardzo tanie pilotaże. Często są pokazem gotowego rozwiązania na danych przykładowych, a nie testem na Twoich dokumentach i wyjątkach. Elementy dobrze ustawionego pilotażu zebraliśmy poniżej.
Umowa na wdrożenie AI różni się od typowej umowy na oprogramowanie. Rozwiązanie korzysta z modeli, które zmienia ich producent, i z danych, które należą do Ciebie. Poniższe zapisy chronią Cię przed najczęstszymi sporami.
Powiązane wątki w bazie wiedzy
FAQ
Pytania, które zarządy zadają zwykle w trakcie wyboru partnera do wdrożenia AI.
O tej stronie
Źródła
O autorze
Kacper Włodarczyk
CEO ALGORCOMP
Specjalizuje się we wdrożeniach Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio, Power Platform (Power Automate, Power Apps, SharePoint) oraz agentów AI dla średnich firm B2B w Polsce. Prowadzi dziesiątki projektów z zakresu strategii AI, governance Power Platform, automatyzacji obiegu dokumentów i procesów sprzedażowych. W publikacjach koncentruje się na praktycznych aspektach wdrożeń AI w organizacjach — od pierwszego POC do skalowania na całą firmę, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa danych, zgodności (RODO, NIS2, AI Act) i zwrotu z inwestycji.
Poznaj zespółNa bezpłatnej konsultacji opowiemy, jak pracujemy, odpowiemy na pytania z tej listy i pomożemy ocenić, czy Twój proces nadaje się do pilotażu. Dokładną wycenę przygotujemy po tej rozmowie.
Wyróżnione
Czym jest Claude Mythos, kto może z niego korzystać, czego nauczyło czerwcowe zawieszenie dostępu i co średnia firma powinna zmienić w swoim bezpieczeństwie.
Czym zajmuje się vCISO, czego wymaga od firm nowa ustawa o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, kiedy taki model się opłaca, a kiedy lepszy jest etat lub dobry dostawca IT.
Porównanie zewnętrznego i etatowego szefa bezpieczeństwa informacji: co mówi ustawa o KSC, jak policzyć koszty obu modeli i kiedy który z nich ma sens.
Autor: Kacper Włodarczyk, CEO ALGORCOMP