Poradnik
Ten poradnik jest dla właścicieli, prezesów i dyrektorów finansowych, którzy czują, że zespół traci dużo czasu na przepisywanie danych i gonienie akceptacji, ale nie potrafią powiedzieć ile. Pokazujemy metodę, która w dwa tygodnie da konkretną liczbę godzin i złotych, wzór do własnych obliczeń oraz przykład z pełnym rachunkiem.
W rachunku zysków i strat nie ma pozycji „czas stracony na przepisywanie”. Pracownik, który przenosi dane z maila do systemu, jest w kosztach wynagrodzeń, tak samo jak handlowiec w rozmowie z klientem.
Skutki ręcznej pracy rozkładają się na wiele pozycji naraz. Część to nadgodziny, część to opóźnione oferty i faktury, część to błędy i ich poprawianie. Każda z tych rzeczy wygląda jak osobny problem.
Dlatego zarząd zwykle wie, ile firma wydaje na biuro czy paliwo, ale nie wie, ile godzin miesięcznie zespół spędza na pracy, którą mógłby wykonać system. Ta liczba nie powstanie sama – trzeba ją policzyć.
Nie musisz analizować całej pracy każdej osoby. Wystarczy policzyć czynności powtarzalne, które nie wymagają oceny ani fachowej wiedzy. Poniżej pięć grup, w których zwykle jest ich najwięcej.
Dla porządku: badanie McKinsey Global Institute z 2012 r. przypisywało obsłudze poczty i szukaniu informacji prawie połowę tygodnia pracowników umysłowych. To dane sprzed upowszechnienia Teams i nie zastąpią pomiaru w Twojej firmie. Pokazują jednak, że chodzi o dużą część czasu, a nie o drobiazgi.
Dla każdej czynności potrzebujesz trzech liczb: ile razy w miesiącu się powtarza, ile minut zajmuje jednorazowo i jaki jest koszt godziny pracy osoby, która ją wykonuje. Wzór: godziny w miesiącu = liczba powtórzeń × minuty ÷ 60.
Koszt godziny policz jako pełny miesięczny koszt pracodawcy podzielony przez godziny faktycznej pracy, a nie przez godziny z umowy. Pełny koszt obejmuje wynagrodzenie brutto i ok. 20,5% składek oraz funduszy płaconych przez pracodawcę.
Przykład: pensja 7 000 zł brutto daje ok. 8 430 zł pełnego kosztu. Jeśli po odjęciu urlopów, spotkań i przerw zostaje ok. 120 godzin faktycznej pracy, godzina kosztuje ok. 70 zł. Ta liczba wystarczy do porównań, nawet jeśli nie jest dokładna co do złotówki.
Metoda nie wymaga zewnętrznego audytu ani wstrzymywania pracy. Wymaga jednej osoby, która ją poprowadzi, i kilku godzin rozmów z zespołem. Poniżej kolejne kroki rozpisane na dziesięć dni roboczych.
Ważne, by rozmowy nie brzmiały jak kontrola wydajności. Pytaj o czynności, które przeszkadzają ludziom w pracy, a nie o to, ile czasu ktoś „marnuje”. Wtedy usłyszysz prawdę.
Najdroższa praca w firmie to ta, która powinna dziać się sama, a nadal zabiera ludziom kilka godzin dziennie.
Weźmy hipotetyczną firmę usługową z 35 pracownikami. Po dwóch tygodniach rozmów i pomiarów zespół zebrał wyniki w arkuszu, którego skrót pokazuje tabela poniżej. Koszt godziny przyjęto w wysokości 70 zł, według rachunku z sekcji o wzorze.
Akceptacje policzono tak: 35 osób × 15 minut dziennie × 20 dni roboczych = 175 godzin. Przy ofertach liczono tylko ręczne składanie danych, czyli 1,5 godziny z trzech, jakie zajmuje cała oferta.
Razem wychodzi 409 godzin miesięcznie, czyli ok. 28 600 zł. To odpowiednik ponad trzech etatów, jeśli przyjąć, jak w rachunku kosztu godziny, ok. 120 godzin faktycznej pracy na osobę.
Ostatnia kolumna to ostrożny szacunek, ile czasu dałoby się odzyskać po zmianie procesu. Suma to 232 godziny, czyli ok. 16 200 zł miesięcznie. Właśnie tę kwotę, a nie 28 600 zł, warto porównywać z kosztem zmian.
| Czynność | Rachunek | Godziny w miesiącu | Koszt w miesiącu | Szacunek do odzyskania |
|---|---|---|---|---|
| Odpowiedzi na typowe pytania klientów | 600 maili × 8 min | 80 h | 5 600 zł | 40%, czyli 32 h |
| Ręczne składanie ofert | 60 ofert × 90 min | 90 h | 6 300 zł | 50%, czyli 45 h |
| Akceptacje i przypominanie | 35 osób × 15 min × 20 dni | 175 h | 12 250 zł | 60%, czyli 105 h |
| Miesięczny raport dla zarządu | 2 osoby × 12 h | 24 h | 1 680 zł | 75%, czyli 18 h |
| Przepisywanie zamówień do systemu | 400 zamówień × 6 min | 40 h | 2 800 zł | 80%, czyli 32 h |
| Razem | – | 409 h | 28 630 zł | 232 h, ok. 16 240 zł |
Rachunek jest prosty, ale łatwo go zawyżyć albo zaniżyć. Zawyżony wynik prowadzi do rozczarowania po wdrożeniu, zaniżony – do odkładania decyzji. Poniżej błędy, które pojawiają się najczęściej.
Jeśli unikniesz tych błędów, wynik może być niższy niż pierwsze wrażenie. Za to zarząd będzie mu ufał, a to ważniejsze niż efektowna liczba.
Arkusz zwykle pokazuje kilkanaście czynności. Nie bierz się za wszystkie naraz. Wybierz dwie według kryteriów z poniższej listy i zacznij od tej, która spełnia ich najwięcej.
Przed zmianą zapisz wyniki pomiaru jako punkt odniesienia. Po trzech miesiącach zmierz to samo tą samą metodą. Dopiero porównanie pokaże, ile czasu udało się odzyskać naprawdę.
Jeśli nie masz jeszcze czasu na pełny pomiar, zacznij od rozmowy. Poniższe pytania pomagają ustalić, czy temat jest na tyle duży, by poświęcić mu dwa tygodnie.
Jeśli na dwa z nich nikt nie zna odpowiedzi, to już jest odpowiedź. Oznacza, że ręczna praca w firmie rośnie bez kontroli i warto ją policzyć.
Powiązane wątki w bazie wiedzy
FAQ
Pytania, które pojawiają się zwykle po pierwszym arkuszu z wynikami.
O tej stronie
O autorze
Kacper Włodarczyk
CEO ALGORCOMP
Specjalizuje się we wdrożeniach Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio, Power Platform (Power Automate, Power Apps, SharePoint) oraz agentów AI dla średnich firm B2B w Polsce. Prowadzi dziesiątki projektów z zakresu strategii AI, governance Power Platform, automatyzacji obiegu dokumentów i procesów sprzedażowych. W publikacjach koncentruje się na praktycznych aspektach wdrożeń AI w organizacjach — od pierwszego POC do skalowania na całą firmę, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa danych, zgodności (RODO, NIS2, AI Act) i zwrotu z inwestycji.
Poznaj zespółNa bezpłatnej konsultacji pomożemy przygotować listę czynności i arkusz do pomiaru, a po zebraniu danych wskażemy procesy, od których najbardziej opłaca się zacząć.
Wyróżnione
Czym jest robot RPA, jak wygląda jego dzień pracy, które procesy nadają się do robotyzacji, co zmienił KSeF i ile pracy wymaga utrzymanie robotów.
RPA wykonuje kroki według instrukcji, AI rozpoznaje treść i proponuje decyzje. Różnice na przykładach, rola połączeń przez API i pięć pytań do wyboru narzędzia.
Pięć pytań, które odsiewają złe pomysły, lista dobrych kandydatów po wejściu KSeF, typowe pułapki i prosty rachunek wartości pierwszego robota.
Autor: Kacper Włodarczyk, CEO ALGORCOMP