Czy RPA zastąpi pracowników? Co naprawdę dzieje się z zespołem po wdrożeniu robotów

RPA (robotic process automation, czyli robotyzacja procesów) to program, który obsługuje systemy firmowe tak jak człowiek: klika, kopiuje, wkleja i sprawdza. Najlepiej radzi sobie z czynnościami powtarzalnymi, opartymi na jasnych regułach i danych w stałym formacie. Typowy przykład to przepisywanie danych z zamówień do systemu ERP albo pobieranie wyciągów bankowych.

Stanowisko pracy rzadko składa się wyłącznie z takich czynności. Księgowa nie tylko wprowadza faktury, ale też wyjaśnia rozbieżności, rozmawia z dostawcami i pilnuje terminów. Robot zabiera tę pierwszą część, a resztę zostawia człowiekowi.

Dlatego lepiej pytać nie „który etat zastąpi robot”, tylko „które czynności przejmie”. Poniżej typowy podział:

Weźmy hipotetyczny dział księgowości, w którym trzy osoby spędzają po 4 godziny dziennie na wprowadzaniu dokumentów. Po wdrożeniu robota każda poświęca na to 30 minut: przegląda raport i obsługuje wyjątki. Odzyskują więc po 3,5 godziny dziennie.

Przy 250 dniach roboczych to 3 × 3,5 × 250, czyli 2 625 godzin rocznie. Pełny etat to około 2 000 godzin nominalnie, więc odzyskany czas przekracza jeden etat. Podstaw własne liczby, a zobaczysz skalę zmiany w swojej firmie.

Ten czas można wykorzystać na cztery sposoby. Każdy jest uprawniony, ale wymaga innej decyzji i innej rozmowy z zespołem:

Na slajdzie rachunek wygląda prosto: dwa etaty mniej minus koszt robota. W praktyce pomija kilka pozycji, które wychodzą dopiero po kilku miesiącach.

Najważniejsza to wiedza o procesie. Osoby, które latami obsługiwały faktury, wiedzą, dlaczego dostawca X wymaga ręcznej korekty, a zamówienia z działu Y przychodzą bez numeru. Jeśli odejdą, zanim te wyjątki zostaną spisane, robot będzie się mylił, a nikt nie będzie umiał wskazać przyczyny.

Do tego dochodzą koszty, których nie widać w pierwszym kosztorysie. Wymieniamy je poniżej.

Automatyzacja może być prawdziwą przyczyną likwidacji stanowiska, ale prawo pracy stawia tu konkretne warunki. W firmie zatrudniającej co najmniej 20 pracowników odprawa należy się także przy jednym zwolnieniu z przyczyn niedotyczących pracownika. Wynosi jedną pensję przy stażu poniżej 2 lat, dwie przy stażu 2–8 lat i trzy przy dłuższym, nie więcej niż 15-krotność płacy minimalnej.

Przepisy o zwolnieniach grupowych dotyczą firm zatrudniających co najmniej 20 osób. Zwolnienie grupowe to zwolnienie w ciągu 30 dni co najmniej 10 osób w firmie do 99 pracowników, 10% załogi w firmie 100–299 osób albo 30 osób w większej. Wymaga ono konsultacji ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników i zawiadomienia urzędu pracy.

Firma zatrudniająca co najmniej 50 osób, w której działa rada pracowników, musi ją też informować o działaniach zmieniających organizację pracy i konsultować je. Przed decyzją o redukcji skonsultuj plan z prawnikiem od prawa pracy – sama zapowiedź „robot was zastąpi” może wrócić w sporze sądowym.

Rola pracowników po wdrożeniu robota wyraźnie się zmienia, choć rzadko ktoś mówi o tym z góry. Zamiast wykonywać czynność, zaczynają ją nadzorować. Codziennie rano sprawdzają raport z nocy i decydują w przypadkach, których robot nie obsłużył.

Stają się też najlepszym źródłem ulepszeń. To osoba pracująca z robotem na co dzień zauważy, że gdyby robot pobierał jeszcze wyciąg z banku, rozliczanie zaliczek byłoby prawie gotowe. Takie drobne pomysły z czasem dają więcej niż pierwsze wdrożenie.

Ta zmiana wymaga przygotowania. Pracownik musi wiedzieć, jak czytać raport wyjątków, komu zgłaszać błędy robota i jak opisać zmianę w procesie. Kilka godzin szkolenia i jasno wskazana osoba kontaktowa zwykle wystarczają.

Sposób, w jaki firma ogłasza wdrożenie, ma często większy wpływ na wynik niż wybór narzędzia. Ludzie, którzy czują zagrożenie, nie zgłaszają wyjątków i nie pomagają poprawiać błędów. Robot działa wtedy gorzej, a zarząd dostaje sygnał, że technologia się nie sprawdza.

W tabeli poniżej porównujemy trzy typowe sposoby komunikacji i ich zwykłe skutki. Trzeci wymaga jednej uczciwej decyzji zarządu: że celem wdrożenia jest lepsze wykorzystanie czasu zespołu, a nie redukcja. Bez tej decyzji zapewnienia o partnerstwie brzmią pusto i pracownicy to wyczują.

Najszerszym punktem odniesienia jest raport Future of Jobs 2025 Światowego Forum Ekonomicznego. Powstał na podstawie ankiety wśród ponad 1 000 pracodawców zatrudniających łącznie ponad 14 mln osób. Przewiduje, że do 2030 r. powstanie 170 mln miejsc pracy, a 92 mln zniknie.

Według tego raportu najwięcej stanowisk ubędzie wśród pracowników biurowych i sekretariatów. Osoby wprowadzające dane są wśród zawodów, które kurczą się najszybciej. To sygnał, że zadania typowe dla robotów rzeczywiście znikają – ale zwykle stopniowo i razem z pojawianiem się nowych ról.

Dla średniej firmy wniosek jest praktyczny. Pracownicy, którzy dziś przepisują dane, za kilka lat będą robić coś innego – w Twojej firmie albo w innej. Lepiej, żeby to była Twoja firma, bo znają już Twoich klientów, dostawców i systemy.

Najlepsze wdrożenia zaczynają się od rozmowy z ludźmi, a nie od wyboru narzędzia. Poniższe kroki pomagają uniknąć większości problemów opisanych wyżej: