Automatyzacja Excela: jak skończyć z ręcznym kopiowaniem danych między arkuszami

Weźmy hipotetyczną firmę dystrybucyjną z sześcioma oddziałami. Co poniedziałek specjalistka z działu finansów otwiera sześć arkuszy sprzedaży, kopiuje dane do pliku zbiorczego, poprawia formaty dat i usuwa puste wiersze. Potem przelicza sumy i wkleja wyniki do maila dla zarządu.

Ani jedna z tych czynności nie wymaga jej wiedzy. Wymaga tylko czasu i uwagi, a przy kopiowaniu łatwo o błąd, którego nikt nie zauważy. W większości firm powtarzają się te same rodzaje pracy:

Zamiast ogólnych statystyk policz własne dane. Wzór jest prosty: liczba godzin tygodniowo × liczba tygodni pracy w roku × koszt godziny pracy z narzutami, np. składkami i urlopami.

Załóżmy, że raport z przykładu zajmuje 2 godziny tygodniowo, a rok ma 46 tygodni pracy. Daje to 92 godziny rocznie. Przy koszcie 70 zł za godzinę wychodzi około 6 440 zł rocznie – za jeden raport jednej osoby.

Do tego dochodzą koszty trudniejsze do policzenia: błąd we wklejonym zakresie, opóźniony raport, gdy autor jest chory, i decyzje podjęte na starych danych. Nie dopisuj ich do wyniku bez dowodów, ale wspomnij o nich zarządowi.

Nie każdy problem z Excelem rozwiązuje to samo narzędzie. Tabela poniżej przyporządkowuje typowe czynności do narzędzi Microsoft 365 i pokazuje, czy potrzebujesz dodatkowej licencji. Najczęściej pierwszym wyborem jest Power Query.

Power Query znajdziesz w Excelu na karcie Dane, w grupie „Pobieranie i przekształcanie danych”. Działa jak nagrany przepis: zapisuje kroki, które wykonujesz na danych, a przy odświeżeniu powtarza je na nowych plikach.

W przykładzie z oddziałami wystarczy, że każdy oddział zapisuje arkusz w jednym folderze w OneDrive lub SharePoint. Power Query pobiera wszystkie pliki z folderu, łączy je w jedną tabelę, usuwa puste wiersze i ujednolica daty. W poniedziałek specjalistka klika „Odśwież wszystko” i ma gotowe dane.

Power Query pobiera też dane z baz danych, plików CSV i stron internetowych. Połączenie z systemem księgowym lub ERP zależy od tego, jak system udostępnia dane – czasem wystarczy zaplanowany eksport do folderu.

Warunek jest jeden: pliki źródłowe muszą mieć stały układ kolumn. Jeśli oddziały co miesiąc zmieniają nagłówki, zacznij od ujednolicenia szablonu.

Power Query przygotowuje dane, ale ktoś musi kliknąć „Odśwież”. Jeśli raport ma powstawać sam i trafiać do zarządu, potrzebny jest drugi element – i trzeba znać jedno jego ograniczenie.

Skrypty Office działają w Excelu w przeglądarce oraz w Excelu dla Microsoft 365 na komputerze. Nagrywasz w nich swoje czynności, a Excel zapisuje je jako skrypt, który można uruchomić przyciskiem albo z Power Automate. Power Automate może go uruchomić na przykład w każdy poniedziałek o 7:00 i wysłać wynik mailem.

Ograniczenie jest takie: skrypt uruchomiony przez Power Automate nie odświeża zapytań Power Query. Według dokumentacji Microsoft odświeżanie danych działa w takim przepływie tylko dla źródeł z Power BI. Przepływ może więc sformatować i rozesłać dane, które są już w pliku, albo sam pobrać wiersze z tabel w plikach oddziałów. Raport oparty na Power Query, który ma się odświeżać bez udziału człowieka, lepiej przenieść do Power BI z zaplanowanym odświeżaniem.

Makra VBA, czyli starsze programy zapisane w pliku Excela, nadal działają w Excelu na komputerze. Microsoft domyślnie blokuje je jednak w plikach z internetu i z maili, a w przeglądarce nie działają. Nowe automatyzacje lepiej więc budować na skryptach Office i Power Automate.

Power Automate dla komputerów stacjonarnych przydaje się tam, gdzie danych nie da się pobrać inaczej niż przez klikanie w starym programie. Taki robot powtarza ruchy człowieka, ale jest wrażliwy na każdą zmianę wyglądu programu. Traktuj go jako ostatnią deskę ratunku, nie pierwszy wybór.

Copilot w Excelu pisze formuły na podstawie opisu, tworzy wykresy i tabele przestawne, sortuje i filtruje dane oraz wskazuje trendy. Najbardziej pomaga osobom, które używają Excela często, ale nie znają zaawansowanych funkcji.

Copilot nie zastępuje Power Query. Pomaga w jednorazowej analizie, a nie w procesie, który co tydzień ma dać ten sam wynik. Wynik trzeba też sprawdzić, bo Copilot może źle zrozumieć polecenie lub układ danych.

Copilot jest płatnym dodatkiem. Microsoft 365 Copilot Business kosztuje 21 USD za użytkownika miesięcznie, a wersja dla dużych firm – 30 USD. Kup go osobom, które dużo analizują, a nie całemu działowi na start.

Excel w Microsoft 365 pozwala kilku osobom edytować plik jednocześnie, ma historię wersji i sprawdzanie poprawności danych. Mimo to nie nadaje się na rejestr, który przez lata prowadzi kilka osób. Łatwo w nim nadpisać cudzy wiersz, zmienić formułę albo posortować tylko jedną kolumnę.

Microsoft Lists, dostępne w Microsoft 365 i w Teams, wygląda jak tabela, ale działa jak prosta baza danych. Każdy wpis ma historię zmian, pola mogą mieć wymagany format, a do listy można dodać formularz i powiadomienia.

Rozważ przeniesienie arkusza do Lists, gdy spełnia on co najmniej dwa z warunków poniżej. Gdy rejestr staje się sercem procesu, na przykład obsługi zamówień, warto pomyśleć o aplikacji w Power Apps albo o specjalistycznym systemie do tego procesu.

Pierwszy projekt powinien być mały, widoczny i mierzalny. Wystarczy jedna osoba i jeden raport, który zajmuje jej od jednej do trzech godzin tygodniowo. Plan może wyglądać tak:

Narzędzia są proste, więc błędy wynikają zwykle z organizacji pracy, nie z techniki. Te powtarzają się najczęściej: