Artykuł ekspercki
Ten tekst jest dla właściciela, dyrektora i kierownika, którego zespół zostaje po godzinach, a wyniki stoją w miejscu. Pokazujemy, gdzie zwykle ginie czas, jak w tydzień sprawdzić to we własnym dziale i co zmienić najpierw. Większość pierwszych poprawek nie wymaga żadnego nowego programu.
Gdy zespół nie nadąża, pierwszą reakcją bywa szkolenie z efektywności. Ludzie wracają z nowymi technikami planowania, a po dwóch tygodniach wszystko wygląda jak wcześniej. Powód jest prosty: szkolenie zmienia nawyki jednej osoby, ale nie zmienia systemu, w którym ta osoba pracuje.
Pracownikowi, który czeka trzy dni na podpis dyrektora, nie pomoże blokowanie kalendarza. Osobie przepisującej dane z maili do systemu nie pomoże lista zadań. To są problemy procesu – kolejności kroków, zasad i narzędzi – a za proces odpowiada kierownik, nie pracownik.
Skalę problemu dobrze pokazuje badanie Microsoft z 2025 r. Najbardziej obciążeni użytkownicy Microsoft 365 są przerywani średnio co dwie minuty. Prawie połowa ankietowanych pracowników opisuje swoją pracę jako chaotyczną i rozdrobnioną.
W większości firm czas ucieka w tych samych pięciu miejscach. Tabela poniżej pokazuje, jak każde z nich wygląda w praktyce i co można zmienić od razu, a co warto zautomatyzować później.
Zwróć uwagę na kolejność kolumn. W każdym wierszu jest zmiana, która nie wymaga żadnego programu. Często ona sama daje większość efektu.
| Gdzie ginie czas | Jak to wygląda | Pierwsza zmiana bez nowych narzędzi | Co można później zautomatyzować |
|---|---|---|---|
| Czekanie | Wniosek o zakup leży w skrzynce dyrektora, który jest w delegacji | Termin akceptacji, wyznaczony zastępca, limit kwoty bez podpisu dyrektora | Obieg akceptacji z przypomnieniem i automatycznym przekazaniem zastępcy |
| Szukanie | Handlowiec szuka aktualnego cennika w trzech folderach i dwóch mailach | Jedno miejsce na każdy typ dokumentu i jedna obowiązująca wersja | Wyszukiwarka firmowej wiedzy lub asystent AI odpowiadający na pytania o procedury |
| Przepisywanie | Zamówienie z maila trafia ręcznie do ERP, potem do arkusza, potem do raportu | Usunięcie zbędnych kopii – często arkusz pośredni nie jest nikomu potrzebny | Odczyt danych z maili i dokumentów oraz przekazanie ich do systemu |
| Uzgadnianie | Trzy osoby wymieniają maile, kto przygotuje ofertę dla klienta | Jasny podział odpowiedzialności zapisany w jednym zdaniu | Przydzielanie zadań według reguł i widoczny status sprawy |
| Przerywanie | Specjalista odpowiada na pytania z czatu, maila i telefonu przez cały dzień | Stałe godziny na pytania, godziny bez spotkań, lista najczęstszych odpowiedzi | Automatyczne odpowiedzi na powtarzalne pytania z przekazaniem trudniejszych do człowieka |
Problem z ludźmi zwykle dotyczy jednej osoby lub jednego stanowiska. Problem z procesem widać w całym dziale, a często też po zmianie składu zespołu. Jeśli nowa osoba po trzech miesiącach ma te same kłopoty co poprzednia, przyczyna leży gdzie indziej.
Poniższe sygnały warto sprawdzić przed decyzją o szkoleniu, rekrutacji albo zmianie kierownika. Im więcej z nich pasuje do Twojego działu, tym większa szansa, że pomoże zmiana procesu.
Nie potrzebujesz zewnętrznego audytu, żeby zobaczyć główne problemy. Wystarczy tydzień i cztery proste kroki opisane poniżej. Jeśli chcesz potem dokładnie policzyć koszt w złotówkach, opisujemy to w osobnym artykule o liczeniu czasu ręcznej pracy.
Najwięcej daje zwykle drugi krok. Sprawa, która wymagała godziny pracy, często leżała bez ruchu przez kilka dni. To właśnie czekanie, a nie sama praca, wydłuża obsługę klienta.
Pracownik, który dwie godziny dziennie przepisuje dane, nie potrzebuje lepszego kalendarza, tylko procesu, w którym tego kroku w ogóle nie ma.
Wiele zmian, które najbardziej odciążają zespół, nie wymaga żadnego programu. Wymagają za to decyzji kierownictwa, bo dotyczą uprawnień, terminów i odpowiedzialności. Pracownik sam ich nie wprowadzi.
Automatyzacja źle ułożonego procesu tylko przyspiesza bałagan. Jeśli każda osoba obsługuje zamówienie inaczej, najpierw trzeba ustalić jeden sposób. Dopiero wtedy wiadomo, co ma robić narzędzie.
Gdy proces jest już ułożony, automatyzacja przejmuje jego powtarzalną część. Najczęściej chodzi o przepisywanie danych, przypomnienia, raporty i odpowiedzi na typowe pytania.
Weźmy hipotetyczny dział obsługi zamówień w firmie dystrybucyjnej. Zespół dostaje 40 zamówień mailem dziennie, a przepisanie jednego do ERP zajmuje 6 minut. To 240 minut, czyli 4 godziny dziennie.
Załóżmy, że narzędzie odczytuje zamówienie i wpisuje je do systemu, a pracownik tylko sprawdza wynik w 2 minuty. Czas spada do 80 minut dziennie. Zespół odzyskuje 160 minut dziennie, czyli przy 21 dniach roboczych 56 godzin miesięcznie.
Przy fakturach kosztowych od firm krajowych sytuacja jest dziś inna niż kilka lat temu. Od 2026 r. większość z nich przychodzi przez KSeF jako uporządkowane dane, które wystarczy pobrać do programu księgowego. Ręczne przepisywanie dotyczy już głównie faktur zagranicznych, paragonów i dokumentów spoza KSeF.
Nie próbuj zmieniać wszystkiego naraz. Jeden dobrze przeprowadzony projekt przekonuje zespół bardziej niż pięć rozpoczętych. Przy wyborze pierwszego procesu pomagają kryteria z listy poniżej.
Proces, który spełnia trzy lub cztery kryteria, to dobry kandydat na początek. Jeśli spełnia tylko jedno, zostaw go na później.
Ludzie, którzy wykonują pracę, najlepiej wiedzą, gdzie proces się zacina. Pominięcie ich przy projektowaniu zmian to najprostsza droga do rozwiązania, które nie pasuje do rzeczywistości.
Uważaj na słowo „oszczędności”. Pracownik słyszy w nim zapowiedź zwolnień. Lepiej powiedzieć konkretnie, która nużąca czynność zniknie i czym zespół zajmie się w zamian.
Po uruchomieniu zmiany zbieraj uwagi przez pierwsze tygodnie i reaguj na nie. Jeśli zgłoszone problemy zostają bez odpowiedzi, ludzie wracają do starych arkuszy. Szerzej piszemy o tym w artykule o przygotowaniu zespołu na automatyzację.
Lepszy proces nie oznacza automatycznie krótszego dnia pracy. Odzyskany czas może trafić do pracy, na którą wcześniej brakowało miejsca: rozmów z klientami, kontroli jakości, rozwoju. Zdecyduj o tym przed startem i powiedz zespołowi wprost.
Nie obiecuj też konkretnego wzrostu wyników w określonym czasie. Efekt zależy od skali problemu, jakości danych i tego, jak konsekwentnie firma wprowadzi nowe zasady. Uczciwiej jest zmierzyć stan przed zmianą i po trzech miesiącach porównać te same liczby.
Bywa też, że zmiana procesu nie wystarczy. Jeśli liczba zamówień wzrosła dwukrotnie, a zespół już pracuje sprawnie, potrzebna jest kolejna osoba. Uporządkowany proces sprawia jednak, że nowa osoba szybciej się wdroży.
Powiązane wątki w bazie wiedzy
FAQ
Pytania, które kierownicy zadają, gdy zastanawiają się, czy zmienić proces, czy zatrudnić.
O tej stronie
O autorze
Kacper Włodarczyk
CEO ALGORCOMP
Specjalizuje się we wdrożeniach Microsoft 365 Copilot, Copilot Studio, Power Platform (Power Automate, Power Apps, SharePoint) oraz agentów AI dla średnich firm B2B w Polsce. Prowadzi dziesiątki projektów z zakresu strategii AI, governance Power Platform, automatyzacji obiegu dokumentów i procesów sprzedażowych. W publikacjach koncentruje się na praktycznych aspektach wdrożeń AI w organizacjach — od pierwszego POC do skalowania na całą firmę, ze szczególnym uwzględnieniem bezpieczeństwa danych, zgodności (RODO, NIS2, AI Act) i zwrotu z inwestycji.
Poznaj zespółNa bezpłatnej konsultacji przejdziemy razem przez jeden proces z Twojego działu i wskażemy, co można uprościć od razu, a co warto zautomatyzować.
Wyróżnione
Czym jest robot RPA, jak wygląda jego dzień pracy, które procesy nadają się do robotyzacji, co zmienił KSeF i ile pracy wymaga utrzymanie robotów.
RPA wykonuje kroki według instrukcji, AI rozpoznaje treść i proponuje decyzje. Różnice na przykładach, rola połączeń przez API i pięć pytań do wyboru narzędzia.
Pięć pytań, które odsiewają złe pomysły, lista dobrych kandydatów po wejściu KSeF, typowe pułapki i prosty rachunek wartości pierwszego robota.
Autor: Kacper Włodarczyk, CEO ALGORCOMP