AI w sektorze publicznym i samorządach w Polsce: zastosowania, AI Act, RODO i finansowanie

Najlepsze pierwsze zastosowania mają trzy cechy. Powtarzają się codziennie, dotyczą pracy wewnętrznej i nie rozstrzygają o prawach mieszkańca. Wtedy błąd AI wyłapie urzędnik, zanim cokolwiek wyjdzie z urzędu.

W tabeli poniżej zebraliśmy typowe zastosowania wraz z podziałem pracy między AI a urzędnikiem. Ostatnia kolumna pokazuje, jak takie zastosowanie zwykle wygląda z perspektywy AI Act. Ostateczną ocenę zawsze trzeba jednak zrobić dla konkretnego systemu.

AI Act nie uznaje każdego systemu w urzędzie za system wysokiego ryzyka. Załącznik III wymienia konkretne obszary. Dla administracji najważniejszy jest punkt 5: systemy, za pomocą których organ ocenia prawo do niezbędnych świadczeń i usług w ramach pomocy publicznej oraz przyznaje, ogranicza lub odbiera te świadczenia.

Do wysokiego ryzyka należą też m.in. systemy używane w rekrutacji (punkt 4) oraz w sprawach migracji i azylu (punkt 7). Z kolei system, który wykonuje tylko wąskie zadanie pomocnicze, np. rozdziela pisma, zwykle nie jest wysokiego ryzyka (art. 6 ust. 3). Warunek: nie może zastępować oceny człowieka ani na nią wpływać w istotny sposób.

Jeśli urząd stosuje system wysokiego ryzyka, ma obowiązki podmiotu stosującego z art. 26. Musi używać systemu zgodnie z instrukcją, zapewnić nadzór człowieka i przechowywać automatyczne zapisy działania systemu. Jako podmiot prawa publicznego musi też przed uruchomieniem ocenić skutki dla praw podstawowych (art. 27).

Terminy są rozłożone w czasie. Część obowiązków już obowiązuje, a część zacznie się stosować dopiero od grudnia 2027 r. Poniżej najważniejsze daty.

Kodeks postępowania administracyjnego nie zna pojęcia AI, ale jasno określa terminy. Według art. 35 sprawę załatwia się bez zbędnej zwłoki. Sprawę wymagającą postępowania wyjaśniającego – nie później niż w ciągu miesiąca, a szczególnie skomplikowaną – w ciągu dwóch miesięcy.

AI może pomóc dotrzymać tych terminów. Przypomina o zbliżającym się końcu terminu, kompletuje dokumenty sprawy i przygotowuje projekt rozstrzygnięcia. Nie powinna natomiast sama wydawać decyzji.

Ogranicza to także RODO. Art. 22 daje każdemu prawo, by nie podlegać decyzji opartej wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, jeśli wywołuje ona skutki prawne. W administracji wyjątek wymaga zwykle wyraźnej podstawy w przepisach, a przy typowych decyzjach samorządowych jej brak. Dlatego urzędnik musi rzeczywiście ocenić sprawę, a nie tylko zatwierdzić propozycję AI.

Największe ryzyko nie dotyczy dziś zaawansowanych systemów, tylko codziennych nawyków. Urzędnik, który wkleja treść wniosku do darmowego czatu na prywatnym koncie, przekazuje dane mieszkańca firmie, z którą urząd nie ma umowy.

Dlatego pierwszym krokiem powinny być zasady korzystania z AI i narzędzie, które urząd kontroluje. Wiele urzędów ma już Microsoft 365. Wtedy warto sprawdzić, które narzędzia AI obejmuje obecna umowa i jakie warunki ochrony danych z niej wynikają.

Przy każdym nowym zastosowaniu przejdź z inspektorem ochrony danych przez poniższe punkty. Inspektor jest w urzędzie obowiązkowy, więc nie trzeba szukać zewnętrznego doradcy na start.

Gmina razem ze swoimi jednostkami budżetowymi jest podatnikiem VAT, więc obejmuje ją Krajowy System e-Faktur (KSeF). Od 1 lutego 2026 r. wszyscy podatnicy odbierają faktury od firm przez KSeF. Wystawiać faktury w KSeF musieli od tego dnia podatnicy ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r., a pozostali – od 1 kwietnia 2026 r.

Większość faktur od kontrahentów krajowych przychodzi więc jako uporządkowane dane, a nie PDF-y. AI przydaje się tu przy opisie merytorycznym faktury, przypisaniu jej do umowy i sprawdzeniu, czy kwota zgadza się z zamówieniem.

JPK_CIT, czyli księgi rachunkowe przesyłane elektronicznie do urzędu skarbowego, zwykle nie dotyczy samej gminy. Ustawa o CIT zwalnia jednostki samorządu terytorialnego z podatku w zakresie dochodów określonych w ustawie o dochodach JST, a jednostki budżetowe – w całości. Obowiązek JPK_CIT może natomiast dotyczyć spółek komunalnych, które są zwykłymi podatnikami CIT.

Narzędzia AI dobrze tłumaczą proste teksty i mogą ułatwić rozmowę z cudzoziemcem przy okienku. Pomagają też zrozumieć pismo w obcym języku, zanim trafi do tłumacza.

Jest jednak granica. Ustawa o języku polskim (art. 5) wymaga, by podmioty wykonujące zadania publiczne dokonywały czynności urzędowych po polsku, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. Tłumaczenie AI może więc być pomocą w komunikacji, ale nie zastępuje polskiej wersji pisma ani tłumaczenia przysięgłego tam, gdzie jest ono wymagane.

Do materiałów informacyjnych dla mieszkańców, np. ulotek czy stron internetowych, AI sprawdzi się jako pierwsza wersja. Przed publikacją tekst powinna jednak przejrzeć osoba znająca język.

Krajowy Plan Odbudowy jest na etapie końcowym i nie warto dziś planować pod niego nowego projektu. Nabory dla samorządów w obszarze cyfryzacji ogłaszają m.in. Centrum Projektów Polska Cyfrowa (program Fundusze Europejskie na Rozwój Cyfrowy) i Ministerstwo Cyfryzacji. Przykładem są Kluby Rozwoju Cyfrowego, finansowane z programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego.

Część naborów prowadzą też urzędy marszałkowskie w programach regionalnych. Aktualną listę najprościej sprawdzić w wyszukiwarce dotacji na portalu funduszeeuropejskie.gov.pl, filtrując według typu wnioskodawcy.

Pamiętaj też o prawie zamówień publicznych. Zakup usług wdrożeniowych i licencji o wartości co najmniej 130 tys. zł netto (próg z art. 2 Pzp) wymaga postępowania. Poniżej progu obowiązują zasady z regulaminu wewnętrznego urzędu.

Plan poniżej zakłada, że urząd zaczyna od zera i chce ograniczyć ryzyko. Kolejność jest ważniejsza niż tempo: najpierw zasady i wiedza, potem jeden pilotaż, dopiero potem rozszerzanie.

Weźmy hipotetyczną gminę zatrudniającą 60 osób w urzędzie. Na pilotaż wybiera rozdzielanie korespondencji wpływającej, bo dotyczy wszystkich referatów i nie rozstrzyga o niczyich prawach.

Projekty AI w urzędach rzadko zawodzą z powodów technicznych. Częściej przeszkodą są obawy ludzi i brak jasnej odpowiedzialności. Poniższe ryzyka da się ograniczyć jeszcze przed startem.