Agenci AI w Microsoft Teams – jak zbudować wewnętrznego asystenta dla kadr, IT i finansów

W firmach pracujących w Microsoft 365 pracownicy i tak spędzają w Teams dużą część dnia: rozmawiają, dzielą się plikami, zatwierdzają wnioski. Asystent dostępny w tym samym oknie nie wymaga nowego logowania ani nauki kolejnego programu. Pracownik pisze do niego tak, jak do kolegi z zespołu.

Druga zaleta to telefon. Teams działa na komputerze, w przeglądarce i w aplikacji mobilnej, więc kierownik na budowie czy handlowiec w trasie ma asystenta pod ręką. Nie trzeba budować osobnej aplikacji.

Trzecia zaleta to bezpieczeństwo. Asystent działa w ramach kont i uprawnień Microsoft 365, które firma już ma. To ułatwia start, ale też przenosi na asystenta wszystkie istniejące błędy w uprawnieniach, o czym piszemy dalej.

Microsoft daje trzy możliwości, które różnią się kosztem, zakresem i ilością pracy przy przygotowaniu. Tabela poniżej pokazuje różnice. Większość średnich firm łączy dwie pierwsze: Copilot dla części pracowników i kilku własnych asystentów dla działów.

Nawet gotowy Copilot nie działa dobrze bez przygotowania. Zanim go włączysz, trzeba przejrzeć uprawnienia do plików i oznaczyć dokumenty poufne, bo Copilot znajdzie wszystko, do czego pracownik ma dostęp.

Copilot Studio to narzędzie Microsoft do budowy własnych asystentów AI bez programowania. Asystent składa się z trzech części, opisanych w liście poniżej. Każdą da się zmieniać bez przebudowy całości.

Ważne rozróżnienie: asystent nie uczy się na dokumentach firmy. W chwili pytania wyszukuje w nich odpowiedź i pokazuje źródło. Microsoft deklaruje, że dane firmy i treść rozmów nie służą do trenowania modeli, a gdy zmienisz regulamin, asystent od razu korzysta z nowej wersji.

Poniżej cztery najczęstsze zastosowania. Przy każdym podajemy typowe pytania, czynności, warunek powodzenia i granicę, której asystent nie powinien przekraczać.

Na pierwszy rzut najczęściej wybiera się kadry albo pomoc techniczną IT. Oba działy mają dużo powtarzalnych pytań, opisane zasady i niski koszt pomyłki. Asystent sprzedażowy daje dużo, ale wymaga porządku w systemie CRM, którego w wielu firmach brakuje.

Koszt składa się z licencji, przygotowania i utrzymania. Licencje zależą od tego, kto będzie korzystał z asystenta. Jeśli pracownik ma Microsoft 365 Copilot, jego rozmowy z asystentem w Teams oparte na danych firmy nie zużywają kredytów Copilot Studio. Pozostali pracownicy korzystają z asystenta w ramach kredytów kupionych dla całej firmy.

Kredyty kupuje się w pakietach miesięcznych albo płaci za faktyczne zużycie przez subskrypcję Azure. Niewykorzystane kredyty z pakietu przepadają z końcem miesiąca. Dlatego na początku bezpieczniej płacić za zużycie, a pakiet kupić, gdy znasz rzeczywisty ruch.

Przygotowanie to głównie praca nad dokumentami, opisem czynności i połączeniem z systemami, np. kadrowym czy księgowym. Utrzymanie to kilka godzin miesięcznie osoby, która przegląda pytania bez odpowiedzi i aktualizuje dokumenty.

Prosty szacunek pokaże, czy to się opłaca. Załóżmy, że dział kadr w firmie na 200 osób dostaje 250 pytań miesięcznie, a każde zajmuje 6 minut. To 1 500 minut, czyli 25 godzin miesięcznie. Jeśli asystent przejmie połowę pytań, przy koszcie 70 zł za godzinę pracy oszczędność wyniesie około 875 zł miesięcznie. 125 rozmów po około 4 kredyty to 500 kredytów, czyli niewielka część pakietu. W takim przykładzie głównym kosztem jest więc przygotowanie dokumentów i utrzymanie, a nie licencje.

Asystent ma dostęp do firmowych danych i może wykonywać czynności w systemach. Trzeba go więc traktować jak każdy inny system firmowy. Lista poniżej zbiera pytania, które warto zadać przed uruchomieniem, wraz z odpowiedziami dla rozwiązań Microsoft.

Część zabezpieczeń działa od razu, część trzeba skonfigurować. Ochrona przed ujawnieniem numerów PESEL czy danych kart płatniczych nie jest włączona domyślnie – administrator musi utworzyć odpowiednie zasady w Microsoft Purview, czyli narzędziu do ochrony danych w Microsoft 365.

Najczęstszy powód porażki nie jest techniczny. Asystent działa, ale pracownicy dalej piszą maile do kadr, bo nie wiedzą, o co mogą go pytać, albo pierwsza odpowiedź ich rozczarowała.

Pomaga proste ogłoszenie z przykładami pytań, które działają, i takich, z którymi trzeba iść do człowieka. Asystent może też sam przypominać o sprawach w odpowiednim momencie, np. „Zostało Ci 6 dni urlopu do końca roku – zaplanować?”. Takie wiadomości warto jednak dawkować, żeby nie stały się spamem.

Każda odpowiedź powinna mieć przycisk oceny. Osoba odpowiedzialna w dziale co tydzień przegląda źle ocenione odpowiedzi i pytania bez odpowiedzi, a potem poprawia dokumenty. W każdym dziale warto mieć jedną osobę, która zna asystenta, pomaga kolegom i zgłasza problemy.

Pierwszy asystent powinien być wąski: jeden dział, kilka typów pytań, jedna albo dwie czynności. Szerszy zakres wydłuża przygotowanie i utrudnia ocenę efektu. Kolejne kroki opisuje lista poniżej.

Asystent nie jest potrzebny, jeśli dział dostaje kilka pytań tygodniowo. Wystarczy wtedy dobra strona z zasadami w intranecie. Nie ma też sensu, gdy regulaminy są nieaktualne, a prawdziwe zasady zna tylko jedna osoba w dziale.

Najczęściej powtarzają się błędy z listy poniżej. Większość da się uniknąć, jeśli asystenta traktuje się jak nowego pracownika działu, a nie jak program, który raz się instaluje.