Akceptacje w Microsoft Teams i na telefonie: jak zaprojektować kartę decyzji (Adaptive Cards)

Weźmy hipotetyczną firmę dystrybucyjną zatrudniającą 90 osób. Kierownik magazynu dostaje maila: „Proszę o akceptację faktury w systemie”. Musi otworzyć laptopa, zalogować się, znaleźć dokument i dopiero wtedy zdecydować. Samo sprawdzenie trwa chwilę, ale cała operacja zajmuje kilka minut, więc mail czeka do wieczora.

Karta akceptacji w Teams odwraca tę kolejność. Kierownik dostaje w czacie małe okienko: dostawca, kwota, numer zamówienia, informacja, czy faktura się z nim zgadza, i przyciski „Zatwierdź” oraz „Odrzuć”. Decyzję podejmuje tam, gdzie i tak czyta wiadomości – także na telefonie.

Takie okienka Microsoft buduje w formacie Adaptive Cards. To opis karty z tekstem, kilkoma polami i przyciskami, który Teams i Outlook wyświetlają w rozmowie lub w treści maila. Nie trzeba go znać, żeby korzystać z akceptacji, ale warto wiedzieć, że wygląd karty da się dopasować do własnych dokumentów.

Masz dwie drogi. Pierwsza to gotowe akceptacje Power Automate: proces wysyła prośbę, a akceptujący odpowiada w Teams albo w Outlooku. Może też skorzystać z centrum akcji Power Automate, czyli strony z listą spraw czekających na jego decyzję. Microsoft sam przygotowuje wygląd prośby, a historia decyzji zapisuje się automatycznie.

Druga droga to własna karta wysłana do czatu akcją „Post adaptive card and wait for a response”. Proces czeka, aż ktoś kliknie przycisk, i dopiero wtedy idzie dalej. Daje to pełną swobodę wyglądu, ale wymaga zaprojektowania karty i samodzielnego zapisywania historii decyzji.

Ta akcja ma jedną pułapkę. Według dokumentacji Microsoft przyjmuje odpowiedź od dowolnego użytkownika, który widzi kartę. Jeśli wyślesz ją na kanał zespołu, fakturę może zatwierdzić każdy jego członek – dlatego karty decyzyjne wysyłaj do czatu z konkretną osobą. Porównanie obu dróg znajdziesz w tabeli poniżej.

Dobra karta ma trzy części. Na górze jedno zdanie: co to jest i od kogo, na przykład „Faktura: serwis wózków widłowych, 12 400 zł brutto”. Pod spodem kilka danych potrzebnych do decyzji, a na dole przyciski i link do pełnego dokumentu.

Najczęstszy błąd to przeniesienie na kartę wszystkich pól z systemu. Trzydzieści pól wygląda rzetelnie, ale na telefonie oznacza przewijanie i szukanie kwoty. Przyjmij prostą zasadę: wszystko, co potrzebne do decyzji, mieści się na jednym ekranie telefonu bez przewijania. W praktyce to zwykle cztery do sześciu pól.

Przycisków nie powinno być więcej niż trzy: zatwierdź, odrzuć i zwróć z komentarzem. Pole na komentarz pokazuj dopiero po wybraniu odrzucenia lub zwrotu. Przykładowy zestaw pól dla czterech typowych dokumentów znajdziesz w tabeli poniżej.

O tym, czy kierownik kliknie w pociągu, decyduje najpierw powiadomienie. Komunikat „Nowa wiadomość od Workflows” (tak nazywa się w Teams aplikacja Power Automate) zostanie zignorowany. Komunikat „Faktura: serwis wózków, 12 400 zł, decyzja do czwartku” mówi od razu, czy sprawa jest pilna.

Druga sprawa to test na prawdziwym telefonie. Microsoft zaleca sprawdzanie kart na wąskich ekranach, bo układ wyglądający dobrze na komputerze potrafi się na telefonie przyciąć. Według dokumentacji z sierpnia 2026 r. aplikacja mobilna Teams obsługuje karty do wersji 1.6 – nowsze elementy mogą się wyświetlać nieprawidłowo.

Trzecia sprawa to Outlook. Gotowe akceptacje Power Automate działają w nim od razu. Własna karta zbudowana dla Teams nie przeniesie się jednak automatycznie, bo Outlook obsługuje karty według innych zasad i nie wyświetla części przycisków używanych w Teams. Jeśli część kierowników pracuje głównie w poczcie, zaplanuj dwie wersje albo zostań przy gotowych akceptacjach.

Telefon nie nadaje się do każdej decyzji. Spisz, co wolno zatwierdzić z podglądu karty, a co wymaga otwarcia dokumentu:

Karta to tylko okienko. To, kto i w jakiej kolejności je dostaje, ustawia proces w Power Automate. Gotowe akceptacje mają pięć typów, a każdy pasuje do innej sytuacji – opisujemy je na liście na końcu tej sekcji.

Głosowania większością, na przykład zgody trzech z pięciu członków zarządu, nie ma wśród gotowych typów. Da się je zbudować, zbierając odpowiedzi wszystkich i licząc głosy w procesie. To jednak dodatkowa logika do utrzymania, więc najpierw sprawdź, czy wystarczy zgoda prezesa i jednego członka zarządu.

Niezależnie od typu, każda ścieżka potrzebuje terminu i zastępcy. Jedno uruchomienie procesu w Power Automate trwa najwyżej 30 dni, a potem oczekujące akceptacje wygasają. Przypomnienie po dwóch dniach i przekazanie sprawy zastępcy po trzech to rozsądny punkt wyjścia.

Przy gotowych akceptacjach Power Automate zapisuje, kto podjął decyzję, kiedy i z jakim komentarzem. Akceptujący działa na swoim firmowym koncie Microsoft 365, więc nie ma wątpliwości, kto kliknął. Przy własnej karcie musisz ten zapis zaprojektować sam, na przykład jako wpis na liście SharePoint.

Po decyzji karta powinna się zmienić: zamiast przycisków pokazać „Zatwierdzono, Anna Nowak, 14:32”. Teams pozwala zaktualizować wysłaną kartę osobną akcją, a Outlook ma do tego mechanizm odświeżania karty. Dzięki temu nikt nie kliknie drugi raz i każdy widzi stan sprawy.

Telefony wymagają też podstawowych zasad dostępu. Administrator powinien wymagać logowania wieloskładnikowego, czyli kodu lub potwierdzenia w aplikacji oprócz hasła. Warto też ustalić, co się dzieje z dostępem, gdy pracownik zgubi telefon albo odchodzi z firmy.

Najprostsze ostrzeżenia nie wymagają AI. Informację „faktura bez zamówienia” albo „kwota wyższa niż w zamówieniu” proces wylicza z danych i wyświetla na karcie jako wyróżnioną linijkę. Takie reguły są przewidywalne i łatwe do sprawdzenia.

AI przydaje się przy długich dokumentach. Może przygotować dwuzdaniowe streszczenie umowy i wskazać zapisy odbiegające od wzoru. Akceptujący nadal powinien otworzyć dokument, ale wie, na co patrzeć.

Ostrożnie z podpowiedzią „rekomenduję zatwierdzenie”. Przy kilkudziesięciu kartach dziennie łatwo zacząć klikać bez czytania, a model może się pomylić. Jeśli ją dodajesz, pokaż obok powód i zostaw decyzję oraz odpowiedzialność człowiekowi.

Zacznij od jednego rodzaju dokumentu, który często czeka na podpis, zwykle od faktur kosztowych. Zanim cokolwiek zmienisz, zmierz na 30–50 ostatnich dokumentach, ile godzin lub dni mija od prośby do decyzji. Bez tego po wdrożeniu zostaną tylko wrażenia.

Plan może wyglądać tak:

Większość problemów z kartami nie jest techniczna. Wynika z tego, że ktoś projektuje kartę z perspektywy systemu, a nie osoby, która ma podjąć decyzję. Typowe błędy: