Agenci AI w dziale finansów – co zautomatyzować w fakturach, akceptacjach i raportach

Agent AI to program oparty na sztucznej inteligencji, podobnej do tej w ChatGPT czy Copilocie, który nie tylko odpowiada na pytania, ale sam wykonuje kroki w firmowych systemach. Pobiera dane, porównuje je, przygotowuje dokument i przekazuje go człowiekowi do decyzji.

Większość działów finansów korzysta już z automatyzacji opartej na regułach: system księgowy dekretuje stałe koszty według schematu, a przepływ w Power Automate wysyła fakturę do akceptacji. Reguły działają dobrze, dopóki sytuacja jest przewidywalna. Agent przydaje się tam, gdzie trzeba zrozumieć treść: opis usługi na fakturze, mail od dostawcy albo pytanie pracownika zadane własnymi słowami.

Tabela poniżej pomaga ocenić, czy dany problem w ogóle wymaga agenta. Często wystarcza prostsze i tańsze narzędzie.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to państwowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury. Odbierać faktury przez KSeF musi każda firma od 1 lutego 2026 r., a od 1 kwietnia 2026 r. wystawia je tam większość sprzedawców. Faktury od polskich dostawców przychodzą więc zwykle jako uporządkowane dane. Przepisywanie i odczyt skanów przestały być głównym problemem.

Praca nie zniknęła, tylko się przesunęła. Ktoś nadal musi przypisać koszt do konta i działu, sprawdzić fakturę z zamówieniem, znaleźć osobę akceptującą i wyjaśnić różnice z dostawcą. Te kroki opisuje lista poniżej.

Weźmy hipotetyczną firmę handlową zatrudniającą 90 osób. Agent widzi fakturę za transport bez numeru zlecenia, sprawdza wcześniejsze faktury tego przewoźnika i proponuje dział logistyki oraz właściwe konto. Księgowa zatwierdza podpowiedź albo ją poprawia, a agent zapisuje poprawkę do kolejnych podpowiedzi.

Najtańszy błąd w zakupach to ten, który nie wyjdzie poza wniosek. Agent może sprawdzić wniosek zakupowy, zanim trafi do akceptacji: czy jest budżet, czy firma nie ma już umowy z dostawcą na podobny towar i czy wniosek ma wszystkie dane.

Załóżmy, że kierownik zgłasza zakup 15 laptopów u nowego dostawcy. Agent zauważa, że firma ma umowę ramową z innym dostawcą na ten sprzęt, i dopisuje to do wniosku. Kierownik i akceptujący widzą tę informację, zanim podejmą decyzję.

Warunek jest jeden: agent musi mieć dostęp do budżetów, umów i historii zamówień w systemie ERP albo zakupowym. Bez tego zostaje mu odpowiadanie na pytania o procedury, co jest przydatne, ale nie zmienia procesu.

Przy zamknięciu miesiąca agent pomaga w dwóch rzeczach. Porównuje dane z różnych źródeł, np. wyciąg bankowy z księgą albo rozrachunki między spółkami, i wskazuje pozycje bez pary. Przygotowuje też pierwszą wersję komentarza do odchyleń od budżetu.

Microsoft oferuje do tego Finance w Microsoft 365 Copilot – dodatek do Excela i Outlooka połączony z systemem ERP. Wymaga licencji Microsoft 365 Copilot, a uzgadnianie danych było w październiku 2025 r. jedyną funkcją w pełnej wersji. Jeśli raporty powstają w Power BI, Copilot w Power BI odpowie na pytania o dane w raporcie. Wymaga jednak płatnej pojemności Fabric lub Premium, czyli osobno opłacanej mocy obliczeniowej dla Power BI.

Tu leży największe ryzyko. AI może napisać przekonujący komentarz do błędnie policzonej liczby. Dlatego zanim włączysz agenta do raportów, spisz, jak firma liczy marżę, koszt jednostkowy czy wynik działu, a każdą liczbę w raporcie dla zarządu niech zatwierdza człowiek.

Dział finansów odpowiada codziennie na te same pytania: czy faktura została zapłacona, jak rozliczyć delegację, do jakiej kwoty kierownik może zatwierdzić zakup. Asystent w Microsoft Teams może odpowiadać na nie na podstawie regulaminów w SharePoint i statusów z systemu księgowego.

Asystent nie uczy się na dokumentach firmy. Wyszukuje w nich odpowiedź w chwili pytania i pokazuje, z którego dokumentu ją wziął. Microsoft deklaruje, że dane firmy dostępne przez Microsoft Copilot nie służą do trenowania modeli.

Sprawdź, czy to się opłaca, prostym szacunkiem. Jeśli księgowość dostaje 60 takich pytań tygodniowo, a każde zajmuje 5 minut, to 300 minut, czyli 5 godzin tygodniowo. Asystent nie przejmie wszystkich pytań, ale przy tej skali ma sens. Przy kilku pytaniach dziennie lepiej zaktualizować stronę z zasadami w intranecie.

Agent w finansach działa na pieniądzach i danych, które sprawdza biegły rewident. Musi więc podlegać tym samym zasadom kontroli wewnętrznej co pracownik. Najważniejsza z nich to rozdział obowiązków: ani ta sama osoba, ani to samo konto nie może jednocześnie przygotować płatności i jej zatwierdzić.

Microsoft Copilot pokazuje tylko dane, do których użytkownik ma uprawnienia. To zaleta, ale też ryzyko: jeśli folder z wynagrodzeniami jest udostępniony zbyt szeroko, asystent znajdzie go szybciej niż człowiek. Przegląd uprawnień w SharePoint i Teams zrób przed uruchomieniem agenta, nie po nim.

Od 2 lutego 2025 r. AI Act (art. 4) wymaga, by firma korzystająca z AI podejmowała działania wspierające wiedzę pracowników o tej technologii. W finansach oznacza to przede wszystkim jedną umiejętność: księgowa wie, kiedy podpowiedzi agenta nie wolno przyjąć bez sprawdzenia.

Zacznij od pomiaru, nie od narzędzia. Bez danych z punktu wyjścia nie udowodnisz zarządowi, że agent cokolwiek zmienił. Wystarczą trzy liczby z ostatnich trzech miesięcy, opisane w pierwszym kroku poniżej.

Kolejność ma znaczenie. Faktury kosztowe mają dużo powtórzeń, jasne zasady i łatwy do zmierzenia efekt. Raporty i analizy wymagają uporządkowanych danych, więc lepiej dojść do nich po pierwszych doświadczeniach.

Agent nie jest potrzebny każdej firmie. Przy kilkudziesięciu fakturach miesięcznie od stałych dostawców zwykle wystarczą reguły w systemie księgowym i prosta ścieżka akceptacji. Koszt przygotowania i utrzymania agenta będzie wtedy wyższy niż odzyskany czas.

Projekt się nie uda, jeśli w firmie nie ma spisanych zasad akceptacji, dane w ERP są niekompletne albo każdy dział opisuje koszty po swojemu. Agent przyspieszy wtedy chaos, zamiast go usunąć. Najpierw trzeba uporządkować proces.

Ostrożnie podchodź też do obietnic szybkiej redukcji etatów. Realny efekt to zwykle mniej pracy przy dokumentach i więcej czasu na analizę oraz wyjątki. Jeśli celem jest wyłącznie zmniejszenie zatrudnienia w kilka miesięcy, rozczarowanie jest bardzo prawdopodobne.