Procedura w 40 sekund zamiast 18 minut – asystent wiedzy dla inżynierów produkcji

Producent komponentów przemysłowych zgromadził w ciągu piętnastu lat około 4 500 dokumentów: procedury jakościowe, instrukcje stanowiskowe, karty technologiczne, specyfikacje klientów i raporty z audytów. Dokumentacja była rozproszona między kilkoma repozytoriami oraz folderami prowadzonymi przez różne działy.

Inżynierowie produkcji regularnie mieli trudność z ustaleniem, która wersja procedury jest aktualna, i często musieli zwracać się o pomoc do współpracowników. Pomiar wykazał, że pojedyncze wyszukiwanie trwało średnio 18 minut, co przy ośmiu zapytaniach dziennie oznaczało prawie dwie i pół godziny pracy inżyniera.

Dwie wcześniejsze próby uporządkowania dokumentacji zostały wstrzymane w połowie, ponieważ poszczególne działy stosowały odmienne zasady nazewnictwa. Zarząd potrzebował rozwiązania, które przyniesie efekt bez wielomiesięcznej reorganizacji archiwum.

Wspólnie z działem jakości wskazaliśmy 1 200 dokumentów o kluczowym znaczeniu dla bieżącej pracy – aktualne procedury, instrukcje i specyfikacje klientów. Pozostałe włączyliśmy w drugim etapie. Istotnym założeniem było pozostawienie dokumentów w dotychczasowych lokalizacjach, tak aby wdrożenie nie wymagało zmiany przyzwyczajeń zespołu.

Asystent jest dostępny w Microsoft Teams. Inżynier zadaje pytanie w naturalnym języku – na przykład o tolerancję wymiarową dla określonego wyrobu – i otrzymuje odpowiedź wraz z odnośnikiem do dokumentu źródłowego. Każdy użytkownik ma dostęp wyłącznie do dokumentów zgodnych ze swoimi uprawnieniami.

Przez dwa tygodnie rozwiązanie testowała grupa dwunastu inżynierów, a my systematycznie podnosiliśmy jakość odpowiedzi. Po przekroczeniu progu 91% trafności asystent został udostępniony całemu zakładowi, co zajęło pięć dni.

Sześć tygodni po uruchomieniu inżynierowie odzyskują średnio dwie godziny dziennie. Pytania, które wcześniej wymagały zaangażowania współpracowników, otrzymują odpowiedź w 40 sekund, a dział jakości odnotował o 80% mniej zapytań o lokalizację procedur.

Asystent pomógł również zidentyfikować dokumenty wymagające aktualizacji – w archiwum funkcjonowały równolegle różne wersje tych samych procedur. Firma otrzymała uporządkowaną listę priorytetów, opartą na rzeczywistych potrzebach pracowników.

Audyt jakości przeprowadzony trzy miesiące po wdrożeniu wskazał rozwiązanie jako dobrą praktykę. Zarząd planuje zastosowanie analogicznego podejścia w dziale handlowym oraz w archiwum ofert.