Analiza umowy w 25 minut zamiast 8 godzin – przewaga w negocjacjach z operatorami płatności

Spółka obsługująca sklepy internetowe w czterech krajach Unii Europejskiej współpracowała z siedmioma operatorami płatności. Każda umowa liczy 60–90 stron, a operatorzy opisują opłaty według własnych schematów, co utrudnia rzetelne porównanie ofert.

Co kwartał dyrektor finansowy i controller renegocjowali warunki z kilkoma operatorami. Samo zestawienie nowej propozycji z obowiązującą umową zajmowało osiem godzin – przy trzech lub czterech negocjacjach oznaczało to niemal tydzień pracy jeszcze przed rozpoczęciem rozmów.

Najbardziej pracochłonne było oszacowanie, ile firma zapłaci przy nowych warunkach, z uwzględnieniem rzeczywistej struktury transakcji. Obliczenia prowadzono ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych, co wymagało dużego nakładu pracy i niosło ryzyko błędu.

Wspólnie z dyrektorem finansowym i controllerem opracowaliśmy katalog wszystkich rodzajów opłat i modeli cenowych stosowanych przez operatorów. Dzięki temu asystent prawidłowo rozróżnia zapisy, które brzmią podobnie, lecz mają odmienne skutki finansowe.

Asystent działa w Microsoft Teams. Controller przekazuje nową umowę i w ciągu kilku minut otrzymuje zestawienie z obowiązującymi warunkami: zakres zmian, potencjalne ryzyka oraz miesięczny koszt wyliczony na podstawie rzeczywistych transakcji z ostatnich trzech miesięcy.

Rozwiązanie przetestowaliśmy na umowach trzech operatorów, a każdy wynik weryfikował controller. Po trzech cyklach doskonalenia asystent trafnie identyfikował 96% kluczowych zmian. Pozostałe przypadki dotyczyły nietypowych klauzul, które z założenia wymagają opinii prawnej.

Praca, która zajmowała tydzień w każdym kwartale, zajmuje dziś pół dnia. Zespół finansowy przeznacza odzyskany czas na rozmowy z operatorami, analizę nietypowych zapisów i planowanie budżetu, a rekomendacje przygotowywane dla dyrektora finansowego są pełniejsze i lepiej udokumentowane.

W pierwszym roku korzystniejsze warunki przyniosły oszczędności liczone w dziesiątkach tysięcy euro. Asystent wychwycił między innymi stopniowe, kwartalne podwyżki opłaty za przewalutowanie u jednego z operatorów oraz klauzulę o minimalnym wolumenie miesięcznym, której firma nie była świadoma.

Zmieniła się także dynamika negocjacji. Firma przystępuje do rozmów z gotowymi wyliczeniami opartymi na własnych danych, a dwóch operatorów z własnej inicjatywy zaproponowało korzystniejsze warunki.