Jeden system zamiast czterech arkuszy – producent mebli zarządza firmą w oparciu o aktualne dane

Producent mebli na zamówienie prowadzi fabrykę na Śląsku oraz trzy salony – w Warszawie, Krakowie i Wrocławiu. Działalność opierała się na czterech niezależnych arkuszach: zamówień, kosztów, harmonogramu produkcji i sprzedaży salonów, uzgadnianych raz w tygodniu drogą mailową.

Kierownik produkcji nie miał pewności, czy zapasy materiałów wystarczą na kolejny tydzień, ponieważ dane o zamówieniach i stanach magazynowych znajdowały się w różnych plikach. Klient pytający w salonie o status zamówienia oczekiwał na odpowiedź od dwóch do trzech dni.

Zarząd otrzymywał wyniki z czterotygodniowym opóźnieniem – pod koniec stycznia dysponował dopiero danymi za grudzień. Decyzje dotyczące promocji czy rozwoju kolekcji zapadały w oparciu o doświadczenie, bez pełnego obrazu rentowności.

Projekt rozpoczęliśmy od warsztatów z kierownikami sprzedaży, produkcji, zaopatrzenia i finansów oraz z zarządem. Odwzorowaliśmy rzeczywisty przebieg procesów i wskazaliśmy miejsca, w których informacja nie docierała do kolejnych działów.

Na platformie monday.com zbudowaliśmy cztery powiązane obszary: zespoły, zamówienia, koszty i przychody. Zamówienie przyjęte w salonie otrzymuje kalkulację kosztów, po akceptacji trafia do harmonogramu produkcji, a po realizacji wraca do salonu wraz z informacją dla klienta. Wszyscy pracują na tych samych, aktualnych danych.

Zarząd otrzymał cztery przejrzyste raporty: sprzedaż w poszczególnych salonach, marżę na zamówieniach, wydajność produkcji oraz wyniki handlowców. Raporty są dostępne również na urządzeniach mobilnych, co pozwala korzystać z nich także podczas spotkań.

Klient pytający w salonie o zamówienie otrzymuje odpowiedź w trakcie rozmowy – wcześniej czekał na nią dwa–trzy dni. Wskaźnik zadowolenia klientów (NPS) wzrósł w ciągu pół roku o 31 punktów.

Zarząd zaczął systematycznie korzystać z aktualnych danych. Cztery miesiące po wdrożeniu objął promocją kolekcję o najwyższej marży – wskazaną przez raporty, a nie przez intuicję – co przyniosło rekordowy miesiąc sprzedaży.

Przychody salonów wzrosły o 22% rok do roku. Na wynik złożyło się wiele czynników, jednak to wdrożenie zapewniło zarówno dane do trafnych decyzji, jak i sprawność operacyjną potrzebną do ich realizacji. Firma planuje otwarcie dwóch kolejnych salonów – tym razem w oparciu o rzetelną analizę danych.