Dwie godziny dziennie więcej na pracę merytoryczną – asystent AI dla kancelarii prawnej

Warszawska kancelaria obsługująca przede wszystkim klientów biznesowych zatrudnia czternastu prawników w trzech zespołach: prawa handlowego, prawa pracy i prawa podatkowego. Każdy z nich poświęcał pierwsze 60–90 minut dnia na wstępną analizę nowo otrzymanych umów – często o podobnym charakterze i z powtarzalnymi ryzykami.

Doświadczony prawnik identyfikował kluczowe ryzyka w 25 minut, podczas gdy młodszy potrzebował na to dwóch godzin i mógł pominąć zapis, z którym wcześniej się nie zetknął. Partnerzy poświęcali znaczną część czasu na korektę pierwszych wersji opinii.

W niewielkim stopniu wykorzystywany był także dorobek kancelarii. Kilkaset opinii i analiz przygotowanych w poprzednich latach nie wspierało bieżącej pracy, ponieważ brakowało narzędzia, które pozwalałoby szybko dotrzeć do wcześniejszych stanowisk w podobnych sprawach.

Przez trzy tygodnie pracowaliśmy z partnerami kierującymi poszczególnymi zespołami. Opracowali katalog typowych ryzyk w swoich specjalizacjach, wzorcowych postanowień oraz zapisów wymagających szczególnej uwagi. Uzupełniliśmy go o 380 opinii kancelarii z ostatnich czterech lat.

Prawnik otwiera umowę w programie Word i jednym poleceniem otrzymuje zestawienie zapisów obarczonych ryzykiem – wraz z odnośnikiem do właściwego fragmentu umowy oraz do najbardziej adekwatnej opinii z archiwum kancelarii. W Microsoft Teams może zapytać, czy podobne postanowienie było już przedmiotem analizy, i otrzymuje wskazanie konkretnych dokumentów.

Priorytetem była poufność. Dane klientów nie opuszczają środowiska Microsoft 365 kancelarii, każde użycie asystenta jest rejestrowane, a prawnicy mają dostęp wyłącznie do dokumentów zgodnych z ich uprawnieniami. Przed pełnym wdrożeniem rozwiązanie przez dwa tygodnie testowało trzech prawników z różnych zespołów.

W ciągu pierwszych ośmiu tygodni trafność identyfikacji ryzyk przez młodszych prawników wzrosła o 45%. Asystent nie zastępuje wiedzy prawnika – zapewnia wszystkim członkom zespołu ten sam, wysoki punkt wyjścia, który doświadczeni prawnicy uzupełniają o specyfikę danej sprawy.

Partnerzy poświęcają o 60% mniej czasu na korektę pierwszych wersji opinii, ponieważ są one znacznie bliższe wersji ostatecznej. Odzyskany czas przeznaczają na strategiczną współpracę z klientami.

Dorobek kancelarii stał się realnym zasobem. Każda nowa opinia zasila bazę wiedzy, z której korzystają kolejne zespoły, dzięki czemu wartość wykonanej pracy procentuje przez lata.