Hiperautomatyzacja (hyperautomation): jak połączyć RPA, AI i obieg spraw w jeden proces

Firma analityczna Gartner opisała hiperautomatyzację jako łączenie wielu narzędzi do automatyzacji i uczenia maszynowego, żeby wykonać całą pracę, a nie pojedynczy krok. Zwróciła też uwagę, że samo RPA to jeszcze nie hiperautomatyzacja.

RPA, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, to program, który klika w aplikacjach i wpisuje dane tak jak człowiek. Przydaje się przy starszych systemach, które nie potrafią wymieniać danych z innymi programami.

W praktyce proces składa się z czterech rodzajów pracy, wymienionych poniżej. Każdy wymaga innego narzędzia. Kłopot zaczyna się, gdy jedno narzędzie ma robić wszystko, np. robot RPA ma czytać nieuporządkowane maile.

Weźmy hipotetyczną firmę handlową. Dziś reklamacja przychodzi mailem, ktoś ją czyta, szuka zamówienia w ERP, zakłada sprawę w arkuszu, pyta kierownika o zgodę na zwrot i przekazuje sprawę do księgowości. Każde przekazanie to mail i czekanie.

Po połączeniu narzędzi ten sam proces wygląda jak w poniższych krokach. Człowiek nadal decyduje, ale tylko tam, gdzie decyzja wymaga oceny.

Zmiana nie polega na tym, że sprawa „załatwia się sama”. Polega na tym, że nikt nie przepisuje danych, nie szuka statusu w mailach i nie zapomina o sprawie, bo obieg przypomina o terminach.

Najczęstszy błąd projektowy to użycie mocnego narzędzia w niewłaściwym miejscu. Tabela poniżej pomaga przypisać kroki procesu do narzędzi.

Zasada ogólna: im bliżej systemów i danych, tym bardziej opłaca się integracja. Im bliżej nieuporządkowanej treści, tym bardziej potrzebne jest AI. Robot RPA to rozwiązanie na miejsca, w których innej drogi nie ma.

Przez lata podręcznikowym przykładem hiperautomatyzacji było odczytywanie faktur z PDF-ów przez AI i wpisywanie ich przez robota do programu księgowego. W Polsce ten przykład w dużej części się zdezaktualizował.

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to państwowa platforma, przez którą firmy wystawiają i odbierają faktury. Od 1 lutego 2026 r. każda firma musi odbierać przez nią faktury, a od 1 kwietnia 2026 r. większość sprzedawców musi je tam wystawiać. Większość faktur od polskich dostawców przychodzi więc jako uporządkowane dane, a nie jako obrazek.

Proces faktur kosztowych wygląda więc dziś inaczej. Obieg pobiera fakturę z KSeF i dopasowuje ją do zamówienia. Rozbieżności kieruje do akceptacji, a zatwierdzone dane przekazuje do księgowości przez integrację albo, w starszym programie, przez robota RPA.

AI do odczytywania dokumentów jest nadal potrzebne, ale w węższym zakresie: dla faktur zagranicznych, paragonów, dokumentów dostawy i innych papierów spoza KSeF.

Częste nieporozumienie brzmi: „mamy Microsoft 365, więc hiperautomatyzację mamy w pakiecie”. Część narzędzi rzeczywiście jest w planach Microsoft 365, ale kluczowe elementy wymagają dodatkowych licencji. Tabela poniżej pokazuje stan według cenników Microsoft z października 2026 r.

Ceny są katalogowe, w dolarach, przy płatności rocznej. Cena na fakturze od partnera może się różnić, a Microsoft zmienia zasady licencjonowania kilka razy w roku. Przykład: od 1 listopada 2026 r. nowe licencje Premium nie zawierają już kredytów AI Builder, więc funkcje AI w Power Automate rozlicza się w kredytach Copilot kupowanych osobno. Sprawdź je przed podpisaniem umowy.

Rzadko trzeba zaczynać od zera. Większość firm ma już jeden z elementów i może dołożyć brakujące. Poniżej trzy najczęstsze sytuacje wyjściowe.

Niezależnie od punktu wyjścia zasada jest ta sama: jeden proces naraz. Zmierz czas obsługi i liczbę błędów przed zmianą, a potem po kilku miesiącach. Dopiero wynik pokaże, czy warto brać kolejny proces.

Poniższe błędy powtarzają się niezależnie od branży i wielkości firmy. Każdy z nich da się wychwycić przed startem, na etapie projektu procesu.

Jeśli rozpoznajesz któryś z nich w obecnych planach, zmień plan przed zakupem licencji. Poprawka na papierze kosztuje mniej niż przebudowa działającego procesu.

Łączenie kilku narzędzi ma sens przy procesach powtarzanych wiele razy w tygodniu. Jeśli sprawa zdarza się kilka razy w miesiącu, koszt licencji i utrzymania przewyższy oszczędność. Wystarczy wtedy prosty szablon i lista kontrolna.

Nie ma też sensu, gdy proces nie jest uzgodniony, bo każdy dział robi to samo inaczej. Najpierw trzeba ustalić jeden sposób pracy, a dopiero potem go automatyzować.

Wreszcie, jeśli najważniejszy system firmy ma być wkrótce wymieniony, nie buduj wokół niego robotów. Poczekaj na nowy system, który najpewniej będzie miał łącze do wymiany danych.