Automatyzacja generowania ofert w firmie B2B: jak skrócić czas przygotowania oferty i nie tracić marży

Weźmy hipotetycznego producenta systemów regałowych zatrudniającego 90 osób. Klient przysyła zapytanie z rysunkiem i listą wymiarów. Handlowiec pyta dział techniczny o konfigurację, magazyn o dostępność, a kierownika sprzedaży o rabat. Oferta wychodzi po czterech dniach, choć samo jej napisanie zajęło godzinę.

W większości firm przyczyny opóźnień i błędów są podobne. Rzadko chodzi o lenistwo handlowców – częściej o to, że potrzebne dane i decyzje są rozproszone:

Policzalny koszt ręcznych ofert ma dwie części: czas ludzi i utraconą marżę. Pierwszą policzysz z prostego wzoru: liczba ofert miesięcznie × średni czas pracy nad ofertą × koszt godziny.

Załóżmy 120 ofert miesięcznie i półtorej godziny pracy łącznie nad każdą – handlowca, pracownika działu technicznego i osoby akceptującej. To 180 godzin miesięcznie. Przy koszcie 80 zł za godzinę daje to 14 400 zł miesięcznie.

Drugą część sprawdzisz na próbce. Weź 30 ostatnich ofert i porównaj udzielone rabaty z obowiązującą polityką. Jeśli w części z nich rabat przekroczył próg bez zgody, policz różnicę w złotych – to marża, którą automatyczne reguły by ochroniły.

Jest jeszcze trzeci koszt: zamówienia utracone przez zbyt wolną odpowiedź. Zwykle nie da się go policzyć wiarygodnie, więc wspomnij o nim zarządowi, ale nie dopisuj go do wyniku.

Automatyzacja ofert to nie jedno narzędzie, tylko kilka połączonych elementów. W prostej wersji wszystkie mogą działać w jednym systemie CRM, w złożonej – w kilku połączonych systemach. Tabela poniżej pokazuje, co robi każdy element.

Najtrudniejsza część projektu nie jest techniczna. W wielu firmach zasady wyceny zna tylko kilka osób, a część z nich nigdy nie została zapisana. System nie zautomatyzuje czegoś, czego nikt nie potrafi opisać.

Zaproś do pracy dyrektora sprzedaży, kogoś z finansów i dwóch doświadczonych handlowców. W kilku spotkaniach ustalcie odpowiedzi na pytania z listy poniżej. Wynik zapiszcie w jednym dokumencie, który zatwierdzi zarząd.

Ten etap często daje efekt jeszcze przed jakimkolwiek wdrożeniem. Handlowcy wiedzą, na co mogą się zgodzić sami, a kierownicy przestają odpowiadać na te same pytania mailem.

Nie każda firma potrzebuje rozbudowanego systemu ofertowego. Wybór zależy od liczby ofert, liczby wariantów produktu i złożoności cen. Tabela poniżej porównuje trzy najczęstsze poziomy.

CPQ (od ang. Configure, Price, Quote – skonfiguruj, wyceń, przygotuj ofertę) to system, który prowadzi handlowca przez wybór parametrów produktu. Sam pilnuje, które opcje do siebie pasują, i liczy cenę. Ma sens głównie przy produktach konfigurowanych, na przykład maszynach, meblach na wymiar czy instalacjach.

W firmie pracującej na Microsoft 365 częstym rozwiązaniem średniego poziomu jest szablon Word wypełniany przez Power Automate danymi z CRM lub listy SharePoint. Odstępstwa trafiają do akceptacji w Teams. Wypełnianie szablonu wymaga jednak planu Power Automate Premium.

AI dobrze radzi sobie z tekstem. Może streścić długie zapytanie ofertowe, wyciągnąć z niego listę pozycji i wymagań, przygotować pierwszą wersję opisu zakresu albo dopasować opis produktu do branży klienta. To skraca pracę handlowca, ale wynik zawsze wymaga przeczytania.

Cen nie powinien liczyć model AI. Może pomylić liczby albo dobrać rabat, który brzmi rozsądnie, ale łamie politykę. Ceny liczy silnik reguł, a AI korzysta z jego wyniku.

Ważna jest też ochrona danych. Zapytania klientów często zawierają informacje poufne, dlatego używaj narzędzi AI objętych umową firmową, które nie wykorzystują Twoich danych do trenowania modeli. Prywatne konta pracowników w darmowych czatach nie powinny mieć dostępu do ofert.

Oferta w rozumieniu Kodeksu cywilnego wiąże firmę, która ją złożyła. Jeśli klient przyjmie ją w terminie, umowa jest zawarta na jej warunkach. Dlatego automatycznie generowany dokument musi zawierać aktualne ceny i warunki, a nie te sprzed kwartału.

Każdy szablon powinien mieć termin ważności oferty. Bez niego oferta wysłana mailem wiąże przez czas, w którym zwykle można spodziewać się odpowiedzi. O to, jak długi jest ten czas, łatwo o spór. Jeśli nie chcesz być związany, nazwij dokument wprost informacją handlową lub wstępną wyceną i zaznacz, że nie jest ofertą.

Do zawarcia większości umów między firmami wystarczy akceptacja mailem albo kliknięcie w systemie, o ile wiadomo, kto ją złożył. Podpis odręczny albo kwalifikowany podpis elektroniczny jest potrzebny tylko tam, gdzie przepis lub sama umowa wymaga formy pisemnej. Szczegóły uzgodnij z prawnikiem przy projektowaniu szablonu.

Najlepiej zacząć od jednej linii produktów lub jednego rodzaju klientów, w którym ofert jest najwięcej. Plan może wyglądać tak:

Bez pomiaru po wdrożeniu zostaną tylko wrażenia. Wybierz kilka miar, które da się policzyć przed zmianą i po niej. Dla większości firm wystarczą te:

Jeśli firma wysyła kilka ofert miesięcznie, a każda jest projektem szytym na miarę, rozbudowany system się nie zwróci. Wystarczy wspólny szablon, biblioteka zapisów i porządek w CRM. Podobnie jest, gdy CRM ma już dobry moduł ofert – lepiej go skonfigurować, niż budować obok drugi.

Gdy automatyzacja ma sens, te błędy powtarzają się najczęściej: