Klient i kontekst
Realizacja dla firmy Kres/Kompoze z branży nagrobkowej, obsługującej setki zleceń miesięcznie. Zarządzanie zleceniami odbywało się ręcznie – przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych i telefonicznego kontaktu z ekipami. Skutkowało to częstymi opóźnieniami, błędami w przydziale prac i brakiem wglądu w aktualny status realizacji zleceń. Firma potrzebowała rozwiązania, które zautomatyzuje i uspójni planowanie pracy.
Wyzwanie
Zidentyfikowane problemy obejmowały:
- Brak automatyzacji przydzielania zadań – każda decyzja wymagała ręcznego sprawdzenia dostępności ekip.
- Niska przejrzystość procesu – menedżerowie nie mieli bieżącego wglądu w status prac ani opóźnienia.
- Słaba optymalizacja tras i harmonogramów – skutkowało to niewykorzystanym potencjałem ekip i stratami czasowymi.
- Nadmierne obciążenie koordynatorów – zbyt wiele decyzji musieli podejmować manualnie pod presją czasu.
Nasze rozwiązanie
W odpowiedzi na te wyzwania opracowaliśmy system, który:
- Analizuje zlecenia i profile ekip montażowych – uwzględnia ich lokalizację, kompetencje, historię zleceń i dostępność.
- Tworzy harmonogram w sposób autonomiczny – minimalizuje puste przebiegi i kolizje czasowe.
- Wysyła powiadomienia i przypomnienia – zarówno do ekip, jak i do menedżerów, o statusie zadań.
- Reaguje dynamicznie na zmiany – np. w przypadku rezygnacji klienta lub awarii systemu.
- Generuje raporty – Agent zbiera dane operacyjne, które pomagają w dalszym usprawnianiu procesów i podejmowaniu decyzji.
Efekty i korzyści
Już po pierwszym miesiącu wdrożenia zauważono:
- Skrócenie czasu planowania zleceń o ponad 50 % – z kilku godzin dziennie do kilkunastu minut.
- Wzrost efektywnego wykorzystania ekip o 30 % – mniejsze „puste przebiegi”, lepsze dopasowanie.
- Poprawę terminowości realizacji – odsetek opóźnień spadł o 25 %.
- Oszczędność czasu pracy koordynatorów – mniej telefonów i błędów organizacyjnych.
- Zadowolenie klientów końcowych – dzięki lepszej punktualności i jakości usług.
Wnioski i dalszy rozwój
Projekt pokazał, że dobrze zaprojektowana automatyzacja może znacząco podnieść efektywność nawet w bardzo operacyjnym środowisku. W kolejnym etapie rozwoju planujemy:
- Integrację Agenta AI z aplikacją mobilną ekip terenowych – w celu dwustronnej komunikacji i zbierania danych z realizacji.
- Wdrożenie map i analizy GPS – do optymalizacji tras dojazdów.
Rozwiązanie może być z łatwością dostosowane do innych branż z rozproszonymi zespołami terenowymi – np. firm budowlanych, serwisowych czy transportowych.
.svg)
